Kadry i płace: pracownicy, umowy i miesięczna lista płac

Zanim zaczniesz

Moduł „Kadry i płace” włącza się, gdy w profilu działalności jest cecha „Pracownicy”. Dane kadrowe i płacowe mogą zmieniać i zatwierdzać Właściciel, Administrator i rola Kadry. Audytor i Biuro rachunkowe mają tylko odczyt, a rola Księgowy nie ma dostępu do kadr i płac.

Pracownik i umowa

• „Dodaj pracownika”: Imię, Nazwisko, opcjonalnie PESEL i adres e-mail. PESEL jest szyfrowany i w interfejsie maskowany (widać dwie ostatnie cyfry); „Pokaż PESEL” zapisuje wpis w dzienniku zdarzeń.
• Na stronie pracownika „Dodaj umowę”: umowa o pracę, zlecenie lub o dzieło, z początkiem i końcem (puste = czas nieokreślony) oraz wynagrodzeniem brutto.
• Umowa o pracę ma opcje m.in. PIT-2, koszty uzyskania, ulgę dla młodych, wymiar etatu, składkę wypadkową, ubezpieczenie chorobowe i PPK. Zlecenie i dzieło mają m.in. tytuł ubezpieczenia i koszty 20% lub 50%.
• Nieobsługiwane są m.in. umowy cywilne do 200 zł z osobą niebędącą pracownikiem oraz zlecenie u własnego pracodawcy w zakresie obowiązków pracowniczych. Taka pozycja trafia na liście jako „problem” i blokuje zatwierdzenie.
• „Zakończ zatrudnienie” wymaga daty i kończy otwarte umowy.

Lista płac

1. Listy płac, „Przygotuj listę”, wybierz „Okres (miesiąc)” (domyślnie poprzedni). Powstaje szkic. Kasia sama proponuje przygotowanie listy po zakończeniu miesiąca, gdy są aktywne umowy.
2. Przejrzyj kafle (brutto razem, netto do wypłaty, składki i zaliczka PIT, koszt pracodawcy) oraz ostrzeżenia przy pozycjach. „Przelicz” odświeża szkic i zachowuje ręczne korekty; „Zmień brutto” pozwala skorygować pozycję z podaniem powodu (np. premia, nadgodziny).
3. Pozycje, których nie da się obliczyć, są „Problemami” i blokują zatwierdzenie. Zatwierdzenie blokuje też wcześniejszy niezatwierdzony szkic z tego roku.
4. „Zatwierdź listę”, a następnie „Zatwierdź i zaksięguj”. Lista księguje się na koniec miesiąca i zostaje zamrożona.
5. „Oznacz wypłatę netto” i „Oznacz odprowadzenie ZUS i PIT” odnotowują te operacje w księdze.

Silnik działa na parametrach 2026 (dostępny jest tylko ten rok). Narastanie od stycznia (limit podstawy składek emerytalno-rentowych, próg podatkowy) liczy się z zatwierdzonych list w Zaksio, więc luki w poprzednich miesiącach dają ostrzeżenie przy każdej pozycji. Akcje płacowe w Skrzynce zespołu widzą tylko osoby z uprawnieniami do kadr, a zatwierdzenie nie ma trybu automatycznego.

Nieobecności

Na stronie pracownika „Dodaj nieobecność”: zwolnienie lekarskie (L4), urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny lub inna nieobecność płatna. Nakładające się nieobecności są odrzucane. Urlop bezpłatny zmniejsza wynagrodzenie na liście (umowa o pracę, według dni roboczych), a urlop wypoczynkowy nie zmienia kwoty.

Czego jeszcze nie ma

W przygotowaniu są: wynagrodzenie chorobowe liczone w liście (dziś szacunek z ręczną korektą), e-ZLA z ZUS, deklaracje ZUS (DRA), PIT-11 i PIT-4R, PPK, nadgodziny i saldo urlopowe. Wypłata i odprowadzenie to wyłącznie zapisy księgowe: Zaksio nie generuje przelewów ani deklaracji ZUS.