Profil podatkowy i dane firmy z rejestrów publicznych

Pliki JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR_PD oraz deklaracje PIT i CIT wymagają danych, których nie ma na fakturze: adresu z województwem, powiatem i gminą, kodu urzędu skarbowego, formy opodatkowania czy informacji o OSS. Kreator „Dane firmy i profil podatkowy” zbiera je w jednym miejscu, a część pobiera za Ciebie z rejestrów publicznych.

Skąd pochodzą dane

• Wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów: nazwa, adres, status VAT, numer REGON i KRS. Zawsze używany, bez żadnej konfiguracji.
• KRS: dla spółek pobieramy siedzibę i adres z województwem, powiatem i gminą, formę prawną, kapitał zakładowy oraz sąd rejestrowy.
• CEIDG i GUS BIR1: dla jednoosobowych działalności, z pełnym adresem strukturalnym. Te źródła działają, gdy administrator Twojej instalacji Zaksio skonfiguruje do nich klucz; bez klucza są pomijane i dane uzupełniasz ręcznie.

Wynik zapamiętujemy na 24 godziny, żeby nie odpytywać rejestrów bez potrzeby, a liczbę zapytań z jednej firmy w ciągu godziny ograniczamy. Dane osobowe właściciela jednoosobowej działalności nie trafiają do dzienników systemu.

Krok po kroku

1. Na pulpicie w karcie „Pierwsze kroki” kliknij „Uzupełnij profil” przy kroku „Uzupełnij profil podatkowy”.
2. Wpisz NIP i kliknij „Pobierz dane z rejestrów”. Gdy NIP ma błędną sumę kontrolną, rejestry nie są odpytywane.
3. W sekcji „Czy to Twoja firma?” sprawdź nazwę, formę prawną, adres, REGON oraz datę rozpoczęcia działalności. Popraw każde pole, które się nie zgadza. Brakujące pola, np. województwo, powiat i gmina, są wyraźnie wskazane.
4. W sekcji „Profil podatkowy” odpowiedz na pytania, których nie da się odczytać z rejestrów: status VAT (czynny lub zwolniony), forma opodatkowania, częstotliwość zaliczek, VAT-UE, OSS i IOSS oraz stawka ryczałtu, jeśli wybrano ryczałt.
5. Wybierz urząd skarbowy z listy albo wpisz jego kod. Podpowiadamy go z adresu firmy.
6. Zaznacz potwierdzenie, że dane są zgodne ze stanem faktycznym, i kliknij „Zapisz i zakończ krok”.

Pasek postępu w kreatorze pokazuje, ile obowiązkowych pozycji uzupełniono. Krok „Uzupełnij profil podatkowy” w Pierwszych krokach jest odhaczany, gdy komplet danych jest zapisany. Blokuje on tylko zakończenie samego kroku, a nie pracę z resztą aplikacji.

Spółki i jednoosobowe działalności

• Spółka z o.o. lub akcyjna: zapisujemy numer KRS, kapitał zakładowy i sąd rejestrowy, żeby można było ich użyć w dokumentach. Spółka rozlicza się w CIT (stawka podstawowa, mały podatnik albo estoński CIT).
• Jednoosobowa działalność: rozlicza się w PIT (skala, podatek liniowy albo ryczałt). Imię, nazwisko i datę urodzenia właściciela można uzupełnić, bo są potrzebne w deklaracjach PIT.

Kontrola kodu urzędu skarbowego

Kod urzędu musi pochodzić ze słownika Ministerstwa Finansów właściwego dla schematu pliku. Formularze PIT dopuszczają tylko urzędy bez wyspecjalizowanych (np. mazowiecki urząd 1471 nie jest dozwolony w PIT), a pliki JPK i CIT akceptują pełną listę. Sprawdzamy też, czy kod pasuje do województwa adresu firmy.

• W kreatorze niezgodny kod nie pozwala zakończyć kroku. Zobaczysz powód i przycisk z właściwym kodem, jeśli da się go jednoznacznie wskazać z adresu.
• Przy generowaniu JPK_V7, JPK_FA, JPK_MAG, JPK_KR_PD, VAT-UE, PIT i CIT niepoprawny kod kończy się komunikatem „Nie wygenerujemy pliku” z podpowiedzią właściwej wartości, zamiast pliku niezgodnego ze schematem.
• Kod urzędu możesz poprawić w kreatorze albo w Ustawienia, zakładka „Podatki (JPK)”.