Księgi podatkowe: KPiR i ewidencja przychodów obok pełnej księgowości

Zaksio prowadzi trzy sposoby ewidencji: pełną księgowość (księgi rachunkowe), podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ewidencję przychodów dla ryczałtowców. Sposób prowadzenia ksiąg jest cechą firmy: wybierasz go w „Pierwszych krokach”, w profilu podatkowym.

Czym się różnią

• Pełna księgowość: plan kont, księga główna, bilans i rachunek zysków i strat. Obowiązkowa dla spółek z o.o., akcyjnych i komandytowych oraz dla przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
• KPiR: księga podatkowa według wzoru z rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1299), obowiązującego od 1 stycznia 2026 r., z 19 kolumnami. Dla podatników na skali podatkowej lub podatku liniowym.
• Ewidencja przychodów: księga ryczałtowca według rozporządzenia z 6 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1294), z 17 kolumnami i stawkami 17, 15, 14, 12,5, 12, 10, 8,5, 5,5 i 3%.

Jak dobrać sposób prowadzenia ksiąg

Zaksio podpowiada wartość z formy prawnej i formy opodatkowania, a niezgodny wybór blokuje z wyjaśnieniem. Spółki z o.o., akcyjne i komandytowe prowadzą wyłącznie pełną księgowość. Jednoosobowa działalność, spółka cywilna, spółka jawna osób fizycznych i spółka partnerska mogą prowadzić KPiR, ewidencję przychodów albo pełną księgowość. Skala podatkowa i podatek liniowy oznaczają KPiR, ryczałt oznacza ewidencję przychodów.

1. Na pulpicie, w karcie „Pierwsze kroki”, otwórz profil podatkowy firmy.
2. Wybierz formę prawną i formę opodatkowania.
3. W polu „Sposób prowadzenia ksiąg” zostaw podpowiedź albo wybierz inny dozwolony sposób i zapisz profil.

Skąd biorą się wpisy

Wpisy do księgi powstają automatycznie z faktur sprzedaży i zakupu (także pobranych z KSeF), płac i amortyzacji. Możesz też dodać wpis ręczny. Ekran księgi pokazuje kolumny wzoru, podsumowania miesięczne i dochód obliczony według objaśnienia 22 do wzoru. Przy KPiR i ewidencji przychodów menu pokazuje odpowiednią księgę zamiast „Księgi głównej”.

Błędny wpis: storno

Księga jest tylko do dopisywania. Błąd poprawiasz stornem, czyli nowym wpisem ze znakiem minus (§ 6 rozporządzenia), a nie edycją ani usunięciem. Pierwotny wpis i jego korekta zostają w księdze.

Koszty uzyskania przychodu

Dla każdej pozycji zakupu zespół AI proponuje, jaka część wydatku jest kosztem uzyskania przychodu, a Ty zatwierdzasz. Kwot AI nie liczy. Zasady z ustawy o PIT są zapisane w kodzie:

• Reprezentacja: 0% (art. 23 ust. 1 pkt 23).
• Samochód osobowy używany także prywatnie: 75% (art. 23 ust. 1 pkt 46a).
• Pozycja powyżej 10 000 zł netto: sygnał, że może to być środek trwały (art. 22d).

Zmiana sposobu w trakcie roku i uzupełnianie wstecz

Gdy zmienisz sposób prowadzenia ksiąg, dane księgi głównej zostają, a nowe wpisy do księgi podatkowej powstają od momentu zmiany. Wcześniejsze dokumenty z tego roku dosypujesz przyciskiem „Uzupełnij z dokumentów”.

PIT z księgi

Zaliczki i zeznania PIT (skala, podatek liniowy PIT-36L, ryczałt PIT-28) liczą się z tych ksiąg, a dla ryczałtu z przychodów w stawkach z ewidencji. To szkice do przeglądu, bez automatycznej wysyłki do urzędu.