Portal klienta biura rachunkowego: dokumenty, rozmowy i zatwierdzenia

Dla kogo jest portal

Portal to uproszczony widok firmy dla klienta biura rachunkowego (małej firmy, jednoosobowej działalności). Klient nie musi znać programu księgowego: wgrywa dokumenty, odpowiada na prośby biura i zatwierdza jego propozycje. Biuro pracuje na swoich ekranach i widzi tylko firmy, do których jest przypisane.

Zaproszenie klienta

1. Właściciel firmy klienta (albo administrator) otwiera Ustawienia, zakładkę zespołu, i zaprasza osobę z rolą „Klient biura”.
2. Klient dostaje e-mail z linkiem ważnym 7 dni i ustawia hasło. Po zalogowaniu widzi wyłącznie portal.
3. Biuro rachunkowe jest dodawane do firmy klienta z rolą „Biuro rachunkowe (ekspert)” albo „Księgowy”. Rolę biura nadaje właściciel firmy.

Wgrywanie dokumentów przez klienta

1. W portalu klient wybiera „Dokumenty” i rodzaj dokumentu: faktura kosztowa, faktura sprzedażowa, wyciąg bankowy, umowa lub inny.
2. Klika „Zrób zdjęcie” (na telefonie otwiera aparat) albo „Wybierz pliki” i wskazuje jeden lub kilka plików PDF, JPEG, PNG lub WebP do 10 MB.
3. Pliki są wysyłane po kolei. Każdy ma status: wysłany, przyjęty, do uzupełnienia, zaksięgowany albo odrzucony (z powodem).

Dokumenty można też wysłać e-mailem na adres do przesyłania faktur firmy; portal pokazuje ten adres na stronie startowej. Takie wiadomości trafiają do tej samej kolejki biura.

Kolejka „Nowe dokumenty od klientów” w biurze

1. Biuro otwiera „Dokumenty klientów”. Dokumenty są pogrupowane po firmach, od najnowszych, ze statusami: nowy, rozpoznany, do uzupełnienia, zaksięgowany, odrzucony.
2. Dla faktury kosztowej „Rozpoznaj” uruchamia odczyt ze skanu i przygotowuje propozycję księgowania. Odczyt zużywa kredyt AI, a księgowanie zawsze zatwierdza człowiek.
3. Po zaksięgowaniu faktury w firmie klienta status zmienia się sam na „zaksięgowany”. Pozostałe dokumenty (wyciągi, umowy) można oznaczyć ręcznie.
4. „Do uzupełnienia” wymaga komentarza: klient dostaje powiadomienie i e-mail, a odpowiedź z nowym plikiem wraca dokument do kolejki jako nowy.
5. „Odrzuć” wymaga powodu, który klient widzi przy dokumencie.

Braki w miesiącu

Ekran „Braki w miesiącu” pokazuje, czego brakuje do zamknięcia wybranego miesiąca, osobno dla każdego klienta. Braki są wyliczane z danych: rachunek bankowy bez wyciągu za miesiąc, płatności z konta bez powiązanej faktury (z liczbą i sumą) oraz brak dokumentów kasowych, gdy kasa była używana w poprzednich miesiącach.

• Biuro może ręcznie oznaczyć dokument jako brakujący (z notatką dla klienta) albo uznać brak za załatwiony.
• „Wyślij przypomnienie” wysyła klientowi listę braków jako wiadomość w rozmowie, powiadomienie w portalu i e-mail.
• Klient widzi tę samą listę na stronie startowej portalu i od razu może wgrać brakujące dokumenty.

Rozmowy i wskaźniki oczekiwania

Rozmowy są prowadzone per klient i per dokument lub sprawa, z historią i załącznikami. Każda ma wskaźnik, kto ma ruch („Czeka na klienta” albo „Czeka na biuro”), razem z czasem oczekiwania. Nowa wiadomość trafia do drugiej strony w aplikacji i e-mailem.

Przycisk „Podpowiedz odpowiedź” prosi asystenta o szkic. Szkic widzi wyłącznie biuro: księgowy może go poprawić i wysłać albo odrzucić. Asystent niczego nie wysyła sam i nie podaje kwot, których nie ma w rozmowie.

Zatwierdzanie przez klienta

Gdy zespół AI przygotuje akcję, o której może zdecydować klient (np. wysłanie faktury do KSeF, ponaglenie o zapłatę albo wystawienie faktury cyklicznej), pojawia się w portalu w „Do zatwierdzenia” jako czytelna karta z dwoma przyciskami: „Zatwierdź” i „Odrzuć”. Rekomendacje doradcze najpierw przechodzą przegląd eksperta biura. Sprawy księgowe, kadrowe i magazynowe zatwierdza biuro.

Kto co widzi i audyt

• Klient widzi tylko własną firmę, a biuro tylko firmy, do których ma członkostwo. Dane różnych klientów są rozdzielone na poziomie bazy.
• Wgranie dokumentu, zmiana statusu, wiadomości, przyjęcie podpowiedzi AI i decyzje klienta trafiają do dziennika zdarzeń firmy.
• Biuro przełącza się do firmy klienta przyciskiem „Otwórz firmę”, a ekrany kolejki, rozmów i braków działają bez przełączania.