Deklaracja ZUS DRA i plik KEDU: jak ją przygotować i złożyć

Deklarację rozliczeniową ZUS DRA składają co do zasady co miesiąc wszyscy płatnicy składek, także ci z ulgami, a termin wypada 5., 15. albo 20. dnia następnego miesiąca, zależnie od rodzaju płatnika. Plik KEDU to plik XML, który można zaimportować do programu Płatnik lub aplikacji ePłatnik zamiast przepisywać dokumenty ręcznie. Poniżej opisujemy, jak to wygląda według źródeł ZUS; to informacja ogólna, a nie doradztwo w Twojej sprawie.

Kto składa DRA i co trzeba dołączyć

• ZUS DRA składają wszyscy płatnicy, także korzystający z ulg, takich jak Ulga na Start, Mały ZUS Plus czy obniżone składki.
• Przy jednoosobowej działalności bez pracowników wystarczy sama DRA, bez załączników.
• Płatnik zatrudniający pracowników dołącza do DRA imienne raporty miesięczne ZUS RCA i RSA, osobno za każdego ubezpieczonego.
• Dokumenty składa się co do zasady co miesiąc. Od 2022 r. zwolnieni są tylko duchowni, osoby składające dokumenty za nianie oraz osoby ubezpieczone dobrowolnie w ubezpieczeniu emerytalnym i rentowych.

Terminy: 5., 15. albo 20. dzień następnego miesiąca

• Do 5. dnia: jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe.
• Do 15. dnia: płatnicy posiadający osobowość prawną.
• Do 20. dnia: pozostali płatnicy.

Jeśli termin przypada na niedzielę lub święto, przesuwa się na pierwszy dzień pracujący. W deklaracji termin oznacza się w polu 01 bloku I: kod 3 to termin do 15. dnia, kod 6 to termin do 20. dnia. W polu 02 wpisuje się identyfikator deklaracji w formacie numer, miesiąc, rok, na przykład 01052026 (poradnik ZUS z maja 2026 r.).

Papier czy elektronicznie

• Gdy rozliczasz 5 osób lub mniej, dokumenty możesz złożyć na papierze (w placówce ZUS, przez pełnomocnika lub pocztą) albo elektronicznie.
• Przy więcej niż 5 osobach obowiązuje przekazywanie dokumentów elektronicznie. Wyjątkowo, za zgodą dyrektora oddziału ZUS, dopuszczona jest forma papierowa lub nośnik danych.
• W programie Płatnik dokumenty podpisuje się podpisem kwalifikowanym. Aplikacja ePłatnik wymaga konta na PUE ZUS i Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego; według Biznes.gov.pl jest dostępna przy zatrudnieniu do 100 osób.

Plik KEDU i import do ePłatnika

ZUS opisuje na stronie pomocy ePłatnika import dokumentów z pliku KEDU (XML). Kreator działa tak:

1. W ePłatniku, w sekcji dokumentów ubezpieczeniowych, wybierz „Import KEDU” i uruchom kreator.
2. Wskaż rodzaje dokumentów do wczytania (domyślnie wszystkie), a w razie potrzeby ogranicz import do wybranych ubezpieczonych.
3. Wybierz plik KEDU i przejdź do ekranu wyników: dostępny jest podgląd, edycja, weryfikacja i raport importu.
4. Jeśli dane identyfikacyjne płatnika lub ubezpieczonych różnią się od tych, które są już w systemie, ePłatnik tworzy automatycznie dokumenty zmieniające ZUS ZIPA i ZUS ZIUA. Sprawdź je przed wysłaniem.
5. Zakończenie kreatora zapisuje dokumenty ze statusem roboczym. Dokumenty trzeba jeszcze podpisać i wysłać (opcja „Wyślij i zakończ”).

Ta sama strona wymienia obsługiwane wersje pliku KEDU. Zanim zaimportujesz plik z nowego źródła, sprawdź na niej, czy wersja pliku jest obsługiwana, i zacznij od próbnego importu jednego dokumentu.

Jak poprawić błędną deklarację

• Korektę składa się jako nowy komplet dokumentów z wyższym identyfikatorem: jeśli komplet pierwotny miał numer 01, korygujący ma 02, kolejna korekta wyższy.
• Deklaracja korygująca obejmuje rozliczenie wszystkich ubezpieczonych, a imienne raporty korygujące dołącza się tylko za osoby, których dotyczy korekta.
• Raport korygujący ma w polu 01 bloku I ten sam numer co deklaracja korygująca, do której jest dołączony.

Czy jest bezpłatna pomoc ZUS w sprawie DRA?

Według informacji Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r. w każdej placówce ZUS działa doradca płatnika składek, a wizytę można zarezerwować przez PUE ZUS. Doradca odpowiada między innymi na pytania o wypełnianie i korygowanie dokumentów. Strona ministerstwa nie określa, czy usługa jest odpłatna, więc aktualne zasady sprawdź na zus.pl. Ten artykuł i Zaksio nie zastępują takiej rozmowy: dostajesz informację ogólną, a nie ocenę swojej sprawy.

Jak to wygląda w Zaksio

Kasia, kadrowa AI, przygotowuje pliki DRA, RCA i RSA w formacie KEDU 5.7 z zatwierdzonej listy płac. Każdy plik jest sprawdzany oficjalnym schematem XSD, a sumy DRA zgadzają się z sumami RCA. Kwoty liczy deterministyczny kod z testami, a nie AI.

• Zatwierdzasz listę płac za miesiąc, w zakładce „ZUS” (Kadry i płace) wybierasz „Generuj dokumenty”, przeglądasz ostrzeżenia i pobierasz plik.
• Plik importujesz w Płatniku lub ePłatniku, podpisujesz i przekazujesz Ty albo Twoje biuro rachunkowe. Zaksio niczego nie wysyła do ZUS za Ciebie i nie reprezentuje Cię w ZUS.
• W szczegółach pliku oznaczasz dokument jako złożony i opcjonalnie wpisujesz numer UPO. Status ustawia człowiek.
• Kalendarz terminów kadrowych przypomina o terminach ZUS.

Przed pierwszym użyciem zaimportuj plik próbny w swoim Płatniku lub ePłatniku i sprawdź raport importu. Wyniki i dokumenty przed złożeniem sprawdzasz Ty. Plan Basic jest darmowy w ramach limitów, szczegóły są w cenniku.

Źródła

• Jak składać deklaracje i raporty ZUS: ZUS DRA, ZUS RCA i RSA (Biznes.gov.pl, sprawdzone 2026-11-07) — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00287
• ZUS DRA. Deklaracja rozliczeniowa. Jak wypełnić i skorygować. Poradnik dla płatników składek (ZUS, maj 2026) — https://www.zus.pl/documents/10182/167567/poradnik+ZUS+DRA.pdf
• Import dokumentów z KEDU, pomoc ePłatnika (ZUS, sprawdzone 2026-11-07) — https://www.zus.pl/portal/pomoc/epl0017.html
• Doradca płatnika składek w ZUS (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, gov.pl) — https://www.gov.pl/web/rodzina/doradca-platnika-skladek-w-zus