Pierwszy pracownik: obowiązki pracodawcy krok po kroku

Zanim pierwszy pracownik zacznie pracę, musisz mieć z nim umowę (na piśmie albo potwierdzoną na piśmie przed dopuszczeniem do pracy), aktualne orzeczenie lekarskie po badaniach wstępnych i zapewnione szkolenie BHP, a w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia zgłosić go do ZUS. Potem dochodzą akta osobowe, informacja o warunkach zatrudnienia, miesięczne rozliczenie składek i PPK. Opisujemy stan na 7 listopada 2026 r.; to informacja ogólna, nie porada w Twojej sprawie.

1. Dane kandydata i rodzaj umowy

• Od kandydata żądasz imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych, a wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia tylko wtedy, gdy są niezbędne do pracy na danym stanowisku. Adres zamieszkania, PESEL i numer rachunku płatniczego (jeśli pracownik nie chce wypłaty do rąk własnych) pobierasz od osoby, która została pracownikiem (art. 22¹ Kodeksu pracy).
• Umowę o pracę zawiera się na okres próbny (do 3 miesięcy), na czas określony albo na czas nieokreślony (art. 25 § 1 i 2). Kto pracuje na Twoją rzecz, pod Twoim kierownictwem i w miejscu oraz czasie, które wyznaczasz, jest pracownikiem bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1 i 1¹); różnice między umowami opisuje osobny artykuł.

2. Umowa na piśmie i informacja o warunkach pracy

• Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeśli tak się nie stało, przed dopuszczeniem do pracy potwierdzasz pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków (art. 29 § 2). Umowa wskazuje m.in. rodzaj i miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy (art. 29 § 1).
• Najpóźniej w 7 dni od dopuszczenia do pracy informujesz pracownika (papierowo lub elektronicznie) m.in. o normie i wymiarze czasu pracy, przerwach, odpoczynku, nadgodzinach, wymiarze urlopu i okresach wypowiedzenia (art. 29 § 3 pkt 1), a w 30 dni o instytucjach zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki (pkt 2).
• Regulamin pracy wprowadza pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1¹). Bez regulaminu systemy i rozkłady czasu pracy ustalasz w obwieszczeniu (art. 150 § 1).

3. Badania lekarskie, szkolenie BHP i ryzyko zawodowe

• Osoby przyjmowane do pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim, a pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań na danym stanowisku (art. 229 § 1 pkt 1 i § 4). Badania odbywają się na podstawie Twojego skierowania i na Twój koszt (§ 4a i 6); wyjątki dla ponownego przyjęcia w ciągu 30 dni opisuje § 1¹.
• Przed dopuszczeniem do pracy zapewniasz pracownikowi szkolenie BHP w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 237³ § 2 i 3). Szkolenie wstępne to instruktaż ogólny i stanowiskowy (§ 8 i 10 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP). Pracodawca sam też odbywa szkolenie BHP w zakresie potrzebnym do swoich obowiązków (art. 237³ § 2¹).
• Oceniasz i dokumentujesz ryzyko zawodowe oraz informujesz pracowników o ryzyku i zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226).

4. Zgłoszenie do ZUS i miesięczne rozliczenie

• Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń należy do płatnika składek i następuje w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (art. 36 ust. 2 i 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Według przykładu na biznes.gov.pl termin liczy się od dnia następującego po rozpoczęciu pracy, a gdy ostatni dzień wypada w niedzielę lub święto, przypada na pierwszy dzień pracujący.
• Pracownika objętego ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym zgłaszasz na formularzu ZUS ZUA (ZUS ZZA dotyczy osoby objętej tylko ubezpieczeniem zdrowotnym). Płatnik rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób może przekazywać dokumenty na papierze, pozostali co do zasady elektronicznie (art. 47a ust. 1 i 2).
• Działalność wpisana do CEIDG jest rejestrowana w ZUS jako płatnik na podstawie wpisu; spółka cywilna zatrudniająca pierwszą osobę zgłasza się formularzem ZUS ZPA w 7 dni od rozpoczęcia pracy (biznes.gov.pl).
• Co miesiąc płatnik przesyła deklarację rozliczeniową i imienne raporty oraz opłaca składki: do 15. dnia następnego miesiąca, jeśli ma osobowość prawną, a w pozostałych przypadkach do 20. dnia (art. 47 ust. 1 pkt 3 i 4). Wyrejestrowanie następuje w 7 dni od wygaśnięcia tytułu ubezpieczenia (art. 36 ust. 11).

5. Akta osobowe, urlop i podatek

• Akta osobowe prowadzisz oddzielnie dla każdego pracownika, w 5 częściach, papierowo lub elektronicznie, i przechowujesz przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy; § 2 i 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Prowadzisz też ewidencję czasu pracy (art. 149 § 1).
• Urlop wypoczynkowy wynosi 20 dni przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat albo 26 dni przy co najmniej 10 latach; przy niepełnym etacie proporcjonalnie (art. 154 § 1 i 2).
• Pracownik może złożyć oświadczenie (wzór PIT-2) o pomniejszaniu zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek. Płatnik uwzględnia je najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu otrzymania, a raz złożone obowiązuje także w kolejnych latach (podatki.gov.pl, aktualizacja 24.06.2026).

6. PPK po trzech miesiącach

PPK obejmuje pracowników (poza młodocianymi) oraz zleceniobiorców po 18. roku życia, którzy z tego tytułu podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK). Umowę o prowadzenie PPK zawierasz w imieniu osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia, chyba że osoba złożyła wcześniej pisemną deklarację o niedokonywaniu wpłat (art. 16 ust. 1). Co najmniej 10 dni roboczych wcześniej musisz mieć umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową (art. 8 ust. 1). Wpłata podstawowa to 1,5% wynagrodzenia po stronie pracodawcy i 2% po stronie uczestnika, z zastrzeżeniem wyjątków z ustawy (art. 26 i 27).

Jak to wygląda w Zaksio

Anna i Kasia to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca. Moduł „Kadry i płace” włączasz cechą „Pracownicy” w profilu działalności firmy, a plan Basic jest darmowy w ramach limitów podanych w cenniku.

• „Dodaj pracownika” i „Dodaj umowę” (o pracę, zlecenie albo o dzieło) zapisują dane z datami i wynagrodzeniem brutto; PESEL jest szyfrowany i maskowany.
• Zgłoszenia ZUA, ZZA i ZWUA Zaksio przygotowuje jako pliki KEDU 5.7 do pobrania. Importujesz je do Płatnika albo wgrywasz do PUE ZUS, a przekazanie do ZUS robisz Ty lub Twoje biuro rachunkowe.
• Dokumenty kadrowe z podglądem PDF (m.in. wniosek urlopowy, ewidencja czasu pracy, oświadczenie PIT-2) biorą dane z karty pracownika; podpis i wydanie dokumentu odbywają się poza Zaksio.
• Kalendarz terminów zawiera zgłoszenia pracowników w ciągu 7 dni oraz terminy ZUS, PIT i PPK, a Kasia, kadrowa AI, przypomina o nich w Skrzynce zespołu. PPK ma zapisy, wpłaty i zestawienie przelewu z plikiem CSV.
• Kwoty liczy deterministyczny kod z testami, nie AI, a listę płac i pliki sprawdzasz Ty. Badania lekarskie, szkolenie BHP i podpisanie umowy odbywają się poza Zaksio.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1245) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 199) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/199/ogl
• Ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 192) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/192/ogl
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 474) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/474/ogl
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, tekst jednolity (Dz.U. 2024 poz. 1327) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2024/1327/ogl
• Biznes.gov.pl, Jak zarejestrować się w ZUS i zgłosić do ubezpieczeń — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00275
• Podatki.gov.pl, PIT-2, PIT-2A, PIT-3. Zasady składania oświadczeń o stosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek — https://podatki.gov.pl/poradniki-i-informatory/pit-2-pit-2a-pit-3-zasady-skladania-oswiadczen-o-stosowaniu-pomniejszenia-zaliczki-o-kwote-zmniejszajaca-podatek-112-124-lub-136