Księgowość jednoosobowej firmy krok po kroku: co trzeba robić co miesiąc

W jednoosobowej firmie co miesiąc wracają te same terminy: faktury sprzedaży do 15., wpisy w księdze, składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy do 20. oraz VAT do 25. Poniżej kolejność kroków z podstawą prawną. Dokładne terminy sprawdź dla swojej formy opodatkowania i sposobu rozliczania VAT.

Krok 1: wystaw faktury i zbierz dokumenty

• Fakturę sprzedaży wystawiasz nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Jeśli przed dostawą lub usługą otrzymasz całość albo część zapłaty, termin liczy się od miesiąca otrzymania zapłaty (ust. 2).
• Zbierz faktury zakupu, rachunki i inne dowody kosztów za miesiąc. Prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż za okres otrzymania faktury (art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT).
• Jeśli nie odliczysz VAT w tym okresie, możesz to zrobić w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a przy rozliczeniu kwartalnym w jednym z dwóch następnych (art. 86 ust. 11).
• Dopasuj płatności do faktur, na przykład na podstawie wyciągu bankowego, żeby wiedzieć, które należności i zobowiązania są jeszcze otwarte.

Krok 2: zaksięguj dokumenty

• KPiR: przychody z faktur wpisujesz najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania (§ 11 ust. 2 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1299). Po zakończeniu miesiąca sumujesz dane z kolumn 9–16.
• Ewidencja przychodów na ryczałcie: zapisy najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 6 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 1294).
• Wydatki wpisujesz do księgi według zasad potrącania kosztów z ustawy o PIT (§ 10 rozporządzenia o KPiR).
• Błąd w KPiR poprawiasz zgodnie z § 6 ust. 2: wpisujesz nową treść zapisu albo korektę ze znakiem minus.

Krok 3: składki ZUS

• Płatnik, który opłaca wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, oraz przedsiębiorca bez osobowości prawnej opłaca składki i przesyła deklarację rozliczeniową ZUS DRA do 20. dnia następnego miesiąca (informacja ZUS o terminach).
• Podstawa składki zdrowotnej na skali i podatku liniowym to dochód z poprzedniego miesiąca, nie mniej niż 4 806 zł w roku składkowym od 1 lutego 2026 r. do 31 stycznia 2027 r. Na ryczałcie podstawa zależy od przychodów narastająco od początku roku (progi opisuje artykuł o wyborze między KPiR a ryczałtem).
• Jeśli koniec terminu przypada w święto, sobotę lub niedzielę, ostatnim dniem jest następny dzień roboczy.

Krok 4: zaliczka na podatek dochodowy

• Skala i podatek liniowy: zaliczka miesięczna do 20. dnia następnego miesiąca, za grudzień do 20 stycznia (art. 44 ust. 6 ustawy o PIT). Zaliczki kwartalne mogą wpłacać m.in. mali podatnicy i rozpoczynający działalność (art. 44 ust. 3g).
• Na skali obowiązek wpłacania zaliczki powstaje od miesiąca, w którym dochód narastająco przekroczy iloraz kwoty zmniejszającej podatek i najniższej stawki, czyli 30 000 zł (art. 44 ust. 3 pkt 1).
• Ryczałt: podatek za miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca. Kwartalnie mogą go płacić rozpoczynający działalność i podatnicy, którzy w roku poprzednim nie przekroczyli przychodów równych 200 000 euro (art. 21 ust. 1, 1a i 1b ustawy o ryczałcie).

Krok 5: VAT dla czynnych podatników

• Rozliczenie miesięczne: JPK_V7M (ewidencja i deklaracja razem) oraz zapłata VAT do 25. dnia następnego miesiąca (art. 99 ust. 1 ustawy o VAT).
• Rozliczenie kwartalne dostępne dla małych podatników (art. 99 ust. 2 i 3): deklaracja i podatek do 25. dnia miesiąca po kwartale, a część ewidencyjną JPK_V7K przesyłasz co miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca (biznes.gov.pl).
• Termin przypadający w sobotę, niedzielę lub święto przesuwa się na najbliższy dzień roboczy (biznes.gov.pl, art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej).

Krok 6: zamknij miesiąc i przechowuj dokumenty

Sprawdź, czy zapisy w księdze zgadzają się z fakturami i wyciągiem bankowym, i poprawiaj błędy na bieżąco, bo wpisy mają własne terminy. Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowujesz do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1). Raz w roku dochodzi zeznanie roczne, składane od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego (art. 45 ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 ustawy o ryczałcie).

Jak to wygląda w Zaksio

Anna i Kasia to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca podatkowy. Anna, księgowa AI, przygotowuje propozycje, a Ty je zatwierdzasz: domyślnie nic nie jest księgowane bez Twojej decyzji.

• Faktury zakupowe pobierasz z KSeF po podłączeniu własnego tokenu albo wczytujesz ze skanu lub zdjęcia. Anna proponuje księgowanie z uzasadnieniem, a zapis powstaje po zatwierdzeniu.
• Import wyciągów bankowych (MT940 i CSV) z dopasowaniem przelewów do faktur pomaga zamknąć krok pierwszy.
• Wpisy do KPiR lub ewidencji przychodów powstają z faktur i zakupów, a kalendarz obowiązków pokazuje terminy wynikające z profilu podatkowego, m.in. VAT/JPK i zaliczki.
• Zaksio przygotowuje szkic JPK_V7M lub JPK_V7K i plik XML zgodny ze schematem. Anna sama proponuje przygotowanie szkicu po zakończeniu okresu, gdy profil podatkowy jest kompletny. Plik pobierasz i składasz Ty albo Twoje biuro rachunkowe.
• Kwoty, VAT i zaliczki liczy deterministyczny kod, nie model AI. Plan Basic jest darmowy w ramach limitów; ich wysokość znajdziesz w cenniku Zaksio.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 (art. 86, 99, 106i) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592 (art. 44, 45) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19910800350
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843 (art. 21) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981440930
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622 (art. 12, 70, 86) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971370926
• Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r.: w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) oraz ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. 2025 poz. 1294) — https://www.gov.pl/web/finanse/publikacja-rozporzadzen-ministra-finansow-i-gospodarki-dotyczacych-ksiag-podatkowych
• ZUS: Termin składania dokumentów i opłacania składek — https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/dokumenty-rozliczeniowe/termin-skladania-dokumentow-i-oplacania-skladek
• ZUS: Informacja w sprawie podstawy wymiaru składki oraz kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2026 r. — https://www.zus.pl/-/informacja-w-sprawie-podstawy-wymiaru-sk%C5%82adki-oraz-kwoty-sk%C5%82adki-na-ubezpieczenie-zdrowotne-w-2026-r.
• Biznes.gov.pl: Jak prawidłowo rozliczyć VAT — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00232