KPiR czy ryczałt w 2026: jak wybrać formę opodatkowania

Wiedza ekspercka. Treść zweryfikowana: 7 listopada 2026.

Prowadząc jednoosobową firmę, wybierasz formę opodatkowania, a razem z nią księgę: na skali podatkowej i podatku liniowym prowadzisz co do zasady podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), na ryczałcie ewidencję przychodów. Żadna forma nie wygrywa zawsze: ryczałt liczy się od przychodu bez kosztów, skala i podatek liniowy od dochodu, więc wynik zależy od stawki ryczałtu dla Twojej działalności i od wysokości kosztów. Poniżej zasady na 2026 r., sprawdzone w tekstach ustaw.

Trzy formy opodatkowania w skrócie

Skala podatkowa: 12% podstawy obliczenia podatku do 120 000 zł pomniejszone o kwotę zmniejszającą podatek 3600 zł, a od nadwyżki ponad 120 000 zł podatek wynosi 10 800 zł plus 32% nadwyżki (art. 27 ust. 1 ustawy o PIT). Skala obowiązuje, jeśli nie wybierzesz innej formy (art. 9a ust. 1).
Podatek liniowy: 19% dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 30c ust. 1 ustawy o PIT). Wybierasz go oświadczeniem.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: stawka liczona od przychodu, bez pomniejszania go o koszty uzyskania (art. 12 ust. 2 ustawy o ryczałcie).

Ryczałt: stawki, limit i wyłączenia

Stawkę ryczałtu wyznacza rodzaj działalności, a katalog jest w art. 12 ustawy o ryczałcie (najczęściej według klasyfikacji PKWiU). Ustawa przewiduje stawki od 2% do 17%, na przykład:

3%: m.in. handel i gastronomia (bez napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%).
5,5%: m.in. działalność wytwórcza i roboty budowlane.
8,5%: m.in. pozostałe usługi i edukacja (dla zakwaterowania i wynajmu nieruchomości 8,5% do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki).
12%: m.in. usługi związane z oprogramowaniem.
14%: m.in. opieka zdrowotna oraz usługi architektoniczne i inżynierskie.
15%: m.in. pośrednictwo w sprzedaży hurtowej. 17%: wolne zawody.

Przy kilku stawkach ewidencja pokazuje przychody według stawek. Przed wyborem ryczałtu sprawdź warunki:

Limit: ryczałt opłacasz w danym roku, jeśli w roku poprzednim przychody nie przekroczyły 2 000 000 euro (art. 6 ust. 4 ustawy o ryczałcie). Kwotę przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego (biznes.gov.pl). Rozpoczynając działalność w trakcie roku, możesz opłacać ryczałt bez względu na wysokość przychodów.
Wyłączenia (art. 8 ust. 1): m.in. apteki, kupno i sprzedaż wartości dewizowych, handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz wytwarzanie wyrobów akcyzowych (z wyjątkiem energii elektrycznej z odnawialnych źródeł).
Usługi dla obecnego lub byłego pracodawcy w tym samym zakresie czynności, które wykonywałeś lub wykonujesz na etacie, powodują utratę prawa do ryczałtu w danym roku (art. 8 ust. 2).

Składka zdrowotna w 2026 r. zależy od formy

Składkę zdrowotną liczy się inaczej w każdej formie, więc w porównaniu nie wolno jej pominąć. Według informacji ZUS z 2 lutego 2026 r.:

Ryczałt: podstawa zależy od przychodów narastająco od początku roku. Do 60 000 zł składka wynosi 498,35 zł miesięcznie (podstawa 5 537,18 zł), od 60 000 zł do 300 000 zł wynosi 830,58 zł (podstawa 9 228,64 zł), a powyżej 300 000 zł wynosi 1 495,04 zł (podstawa 16 611,55 zł).
Skala i podatek liniowy: podstawą jest dochód z miesiąca poprzedzającego, nie mniej niż 4 806 zł, więc składka nie spadnie poniżej 432,54 zł za miesiące od lutego 2026 r. do stycznia 2027 r.
Odliczenia: na ryczałcie 50% zapłaconych składek zdrowotnych odejmujesz od przychodu (art. 11 ust. 1a ustawy o ryczałcie), a w podatku liniowym składki odliczasz od dochodu do rocznego limitu, który jest co roku podwyższany i ogłaszany obwieszczeniem (art. 30c ust. 2 pkt 2 i ust. 2b–2c ustawy o PIT).

Terminy, które trzeba znać

Oświadczenie o ryczałcie lub o podatku liniowym: do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w roku podatkowym, a gdy pierwszy przychód pojawi się w grudniu, do końca roku. Przy przychodzie od stycznia to 20 lutego. Wybór dotyczy też kolejnych lat, dopóki z niego nie zrezygnujesz (art. 9 ustawy o ryczałcie, art. 9a ust. 2 i 2b ustawy o PIT).
Zaliczki: co miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca, za grudzień do 20 stycznia. Kwartalnie mogą je wpłacać m.in. mali podatnicy i rozpoczynający działalność, a na ryczałcie także podatnicy z przychodami w roku poprzednim do 200 000 euro (art. 44 ust. 3g i 6 ustawy o PIT, art. 21 ust. 1–1b ustawy o ryczałcie).
Zeznanie roczne: od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego (art. 45 ustawy o PIT, art. 21 ust. 2 ustawy o ryczałcie).

Co z księgami: KPiR, ewidencja, pełna księgowość

KPiR prowadzisz według rozporządzenia z 6 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1299), obowiązującego od 1 stycznia 2026 r. Przychody z faktur wpisujesz najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania (§ 11 ust. 2), a po zakończeniu miesiąca sumujesz dane z kolumn 9–16.
Ewidencję przychodów prowadzisz według rozporządzenia z tego samego dnia (Dz.U. 2025 poz. 1294): zapisy najpóźniej do 20. dnia za miesiąc poprzedni (§ 6). Trzeba też prowadzić wykaz środków trwałych i przechowywać dowody zakupu towarów (art. 15 ust. 1 ustawy o ryczałcie).
Pełna księgowość jest obowiązkowa, gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro (art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości).

Jak porównać formy na własnych danych

Weź przychody i koszty z poprzedniego roku albo realistyczną prognozę na nowy rok.
Znajdź stawkę ryczałtu dla swojej działalności w art. 12 ustawy o ryczałcie i policz ją od przychodu, bez kosztów.
Policz podatek na skali i podatku liniowym od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty.
Dolicz składkę zdrowotną według zasad każdej formy oraz odliczenia, które w niej przysługują.
Sprawdź limit 2 000 000 euro i wyłączenia z art. 8, zanim wybierzesz ryczałt, i zapisz termin oświadczenia.

Jak to wygląda w Zaksio

Anna i Kasia to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca podatkowy. W profilu podatkowym firmy wybierasz formę prawną i formę opodatkowania, a Zaksio podpowiada sposób prowadzenia ksiąg: KPiR dla skali i podatku liniowego, ewidencję przychodów dla ryczałtu. Niezgodny wybór blokuje z wyjaśnieniem. Formy opodatkowania nie wybiera za Ciebie, a oświadczenia o jej wyborze nie składa: robisz to Ty, w CEIDG albo u naczelnika urzędu skarbowego.

Wpisy do KPiR lub ewidencji przychodów powstają z faktur sprzedaży i zakupu (także pobranych z KSeF), płac i amortyzacji, a wpis ręczny możesz dodać sam. Błąd poprawiasz stornem, czyli wpisem ze znakiem minus.
Zaliczki i szkice PIT-36, PIT-36L i PIT-28 liczą się z księgi deterministycznym, testowanym kodem, a nie przez model AI. To szkice do przeglądu: składki własne, ulgi i straty uzupełniasz sam, a zeznanie składasz Ty albo Twoje biuro rachunkowe.
Plan Basic jest darmowy w ramach limitów; ich wysokość znajdziesz w cenniku Zaksio.

Źródła

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 592 (art. 9a, 24a, 27, 30c, 44, 45) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19910800350
Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 843 (art. 6, 8, 9, 11, 12, 15, 21) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981440930
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522 (art. 2) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19941210591
Ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. 2026 poz. 779) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000779
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) oraz rozporządzenie z tego samego dnia w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz.U. 2025 poz. 1294) — https://www.gov.pl/web/finanse/publikacja-rozporzadzen-ministra-finansow-i-gospodarki-dotyczacych-ksiag-podatkowych
ZUS: Informacja w sprawie podstawy wymiaru składki oraz kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2026 r. (2 lutego 2026 r.) — https://www.zus.pl/-/informacja-w-sprawie-podstawy-wymiaru-sk%C5%82adki-oraz-kwoty-sk%C5%82adki-na-ubezpieczenie-zdrowotne-w-2026-r.
Biznes.gov.pl: Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00263