Księgowa AI a biuro rachunkowe: co robi program, a co zostaje po stronie człowieka

Księgowa AI to oprogramowanie, które przygotowuje propozycje księgowań, pilnuje terminów i szkicuje dokumenty, a biuro rachunkowe to przedsiębiorca, którego ludzie mogą prowadzić księgi na zlecenie. Anna i Kasia to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca. Poniżej rozróżnienie ról oparte na przepisach i na tym, co faktycznie robi produkt.

Co mówi ustawa o rachunkowości

• Księgi rachunkowe prowadzi jednostka (art. 11 ust. 1). Może powierzyć ich prowadzenie przedsiębiorcy spełniającemu warunki z art. 76a ust. 3 (art. 11 ust. 2).
• Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą (art. 76a ust. 1). Czynności z tego zakresu mają wykonywać osoby z pełną zdolnością do czynności prawnych, niekarane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa wskazane w ustawie (art. 76a ust. 3).
• Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, odpowiada za obowiązki w zakresie rachunkowości także wtedy, gdy powierzył je innej osobie lub przedsiębiorcy za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez nich powinno być stwierdzone na piśmie (art. 4 ust. 5).
• Sprawozdanie finansowe podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki; podpis potwierdza, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 4a ust. 2 i 2a).

W tych przepisach mowa o jednostce, osobie i przedsiębiorcy. Program nie jest żadnym z nich, dlatego traktujemy Zaksio jako narzędzie, w którym księgi prowadzi jednostka.

Co mówi ustawa o doradztwie podatkowym

• Ustawa zalicza do czynności doradztwa podatkowego między innymi udzielanie porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych, prowadzenie ksiąg i ewidencji do celów podatkowych, sporządzanie zeznań i deklaracji oraz reprezentowanie w postępowaniu przed organami (art. 2 ust. 1).
• Zawodowe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień oraz zawodowe reprezentowanie w postępowaniu przed organami są zastrzeżone dla podmiotów uprawnionych w rozumieniu ustawy (art. 2 ust. 2), między innymi doradców podatkowych wpisanych na listę, adwokatów i radców prawnych (art. 3).
• Prowadzenie ksiąg i sporządzanie deklaracji są wymienione w art. 2 ust. 1, ale zastrzeżenie z ust. 2 ich nie obejmuje.
• Pełnomocnikiem w postępowaniu podatkowym może być osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych (Ordynacja podatkowa, art. 138b § 1). Według Biznes.gov.pl firma nie może nim być, ale może nim zostać jej pracownik.

Nie każde biuro rachunkowe jest doradcą podatkowym: art. 76a ustawy o rachunkowości stawia inne warunki niż ustawa o doradztwie podatkowym. Jeśli potrzebujesz porady w swojej sprawie albo reprezentowania w urzędzie, zapytaj wprost o uprawnienia.

Podział ról w praktyce

• Program przygotowuje: propozycje księgowań, przypomnienia o terminach, szkice deklaracji i plików, dopasowania wpłat, listy płac do sprawdzenia.
• Człowiek zatwierdza: każdą propozycję, której skutkiem są pieniądze, podatki, płace lub dokument dla urzędu. Zatwierdzenie nie jest formalnością, bo to człowiek za nie odpowiada.
• Człowiek odpowiada i podpisuje: kierownik jednostki za rachunkowość, a sprawozdanie finansowe podpisują ludzie (art. 4 ust. 5 i art. 4a ust. 2).
• Człowiek z uprawnieniami doradza i reprezentuje: porada w Twojej sprawie, spór z urzędem, kontrola, wezwanie wymagające oceny prawnej.

Kiedy sens ma biuro obok programu

Biuro rachunkowe może przejąć prowadzenie ksiąg na zlecenie, po spełnieniu warunków z art. 76a, i odpowiadać na pytania o Twoją sytuację. Program przyspiesza przygotowanie dokumentów i porządkuje terminy. Wybór zależy od tego, kto ma odpowiadać za księgi i co chcesz zlecić. Zaksio da się połączyć z biurem: do konta możesz zaprosić swoje biuro rachunkowe, a biura mogą obsługiwać w Zaksio wielu klientów.

Czy księgowa AI jest za darmo?

Plan Basic w Zaksio jest darmowy w ramach limitów planu, bez limitu czasu i bez karty płatniczej. Limity i ceny planów są w cenniku. Darmowy plan to oprogramowanie, a nie usługa biura rachunkowego: nie obejmuje porad w Twojej sprawie ani reprezentowania w urzędzie.

Jak to wygląda w Zaksio

• Anna, księgowa AI, przypomina o terminach, proponuje księgowanie faktur zakupu na podstawie reguł i pamięci dostawcy, dopasowuje wpłaty z wyciągu do faktur, proponuje amortyzację i przygotowuje szkic JPK_V7. Odczyt skanu faktury i podpowiedź konta korzystają z modelu językowego i mają oznaczenie propozycji AI.
• Kasia, kadrowa AI, pilnuje terminów kadrowych, proponuje przygotowanie listy płac oraz przygotowuje pliki ZUS i PIT do importu lub złożenia.
• Kwoty liczy deterministyczny kod z testami, a nie model językowy. Domyślnie każda propozycja czeka na zatwierdzenie, a lista płac i JPK nigdy nie przechodzą bez człowieka.
• „Zapytaj zespół” odpowiada informacyjnie, na podstawie przepisów z rejestru i danych firmy. To nie jest porada w Twojej sprawie.
• Zaksio przygotowuje pliki i pisma, a decyzja o złożeniu i podpis należą do Ciebie lub Twojego biura. Zaksio niczego nie składa w urzędzie za Ciebie i nie reprezentuje Cię w urzędzie.

Źródła

• Ustawa o rachunkowości, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 522, stan prawny na 26 marca 2026 r.) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/522/ogl
• Ustawa o doradztwie podatkowym, tekst jednolity (Dz.U. 2021 poz. 2117) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2021/2117/text.pdf
• Ustawa o doradztwie podatkowym: wykaz zmian, w tym ustawa o zmianie ustawy o doradztwie podatkowym (Dz.U. 2025 poz. 1882, obowiązuje od 1 marca 2026 r.) — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19961020475
• Ordynacja podatkowa, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 622), art. 138b — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/622/ogl
• Pełnomocnicy i przedstawiciele podatkowi (Biznes.gov.pl) — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0091