AI w księgowości: które decyzje można automatyzować, a które powinien zatwierdzać człowiek

Sztuczna inteligencja potrafi dziś odczytać fakturę, dopasować przelew i zaproponować konto księgowe. Pytanie nie brzmi więc, czy to automatyzować, tylko komu i kiedy oddać decyzję. Poniższy podział stosujemy w Zaksio i jest on przydatny w każdym systemie księgowym.

Trzy poziomy autonomii

• Sugestia: system pokazuje propozycję z uzasadnieniem i pewnością, a człowiek ją zatwierdza lub odrzuca. To poziom domyślny.
• Szkic: system przygotowuje gotowy dokument (np. deklarację do podpisu), ale niczego nie wysyła ani nie księguje bez kliknięcia.
• Samodzielne wykonanie: system działa sam i powiadamia, ale tylko dla czynności o niskim ryzyku, do ustalonego limitu i po świadomej decyzji właściciela firmy.

Co można zostawić automatowi

• Rozpoznanie i opis dokumentu: odczyt pól z faktury, sprawdzenie NIP i sum, wykrycie duplikatu.
• Dopasowanie płatności, gdy numer faktury i kwota zgadzają się co do grosza.
• Przypomnienia o terminach i o brakujących dokumentach.
• Powtarzalne księgowania, które klient potwierdził już wielokrotnie tak samo.

Co zawsze powinien zatwierdzać człowiek

• Czynności, po których dokument trafia do urzędu: deklaracje, pliki JPK, wnioski.
• Płace, składki i podatki: każda kwota ma pochodzić z testowanego kodu, a wynik zatwierdza kadrowa lub księgowy.
• Zmiany dotyczące bezpieczeństwa i dostępu do danych.
• Rekomendacje doradcze, np. zmiana formy opodatkowania: wymagają dowodów z danych firmy i przeglądu osoby z kwalifikacjami.

Zasada, która to spina

Autonomia ma rosnąć z doświadczeniem, a nie z założenia. Dobry system zapisuje powód każdej odrzuconej propozycji i uczy się z niego, mierzy odsetek zatwierdzeń bez zmian i pozwala cofnąć autonomię jednym przełącznikiem. W Zaksio czynności o najwyższym ryzyku (pieniądze, podatki, kadry, bezpieczeństwo) mają wymóg zatwierdzenia przez człowieka zapisany na stałe i nie da się go wyłączyć ustawieniem.