KSeF i schemat FA(3): lista kontrolna dla firm i producentów oprogramowania

Poniższa lista porządkuje to, co warto sprawdzić, zanim faktury zaczną płynąć do Krajowego Systemu e-Faktur. Dokumentem źródłowym jest zawsze oficjalna dokumentacja Ministerstwa Finansów, która się zmienia, więc terminy i szczegóły techniczne potwierdzaj tam.

Schemat i dane

• Faktura w aktualnym schemacie FA(3), walidowana oficjalnym XSD przed wysyłką.
• Poprawne dane nabywcy (NIP i nazwa) oraz scenariusz VAT zgodny z typem sprzedaży.
• Numeracja bez luk i unikalność faktury (ten sam numer i NIP nie mogą wystąpić dwa razy).
• Faktury w walucie z kursem NBP z właściwego dnia i przeliczeniem podatku na złote.

Uwierzytelnianie i bezpieczeństwo

• Własny token albo certyfikat z uprawnieniami do wystawiania i odczytu faktur, wygenerowany w aplikacji KSeF dla NIP firmy.
• Token przechowywany w postaci zaszyfrowanej, nigdy wyświetlany ponownie ani zapisywany w logach.
• Osobne środowiska (test, DEMO, produkcja) i jawny wybór środowiska, żeby próba nie poszła na produkcję.

Statusy, UPO i błędy

• Zapis urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) przy fakturze, razem z numerem KSeF.
• Ponawianie pobrania UPO, gdy nie jest jeszcze gotowe, i jawny status faktury (robocza, wysłana, przyjęta, odrzucona).
• Czytelne komunikaty o odrzuceniu: kod błędu przetłumaczony na to, co użytkownik ma poprawić.
• Odczyt statusu faktury przed ponowną wysyłką po przerwanym połączeniu, żeby nie wysłać duplikatu.

Kody QR i tryby awaryjne

• Kody QR na wizualizacji faktury w trybach, w których są wymagane.
• Obsługa trybu offline, niedostępności i awarii z terminami dosyłania liczonymi w dniach roboczych.
• Kolejka dosyłania z przypomnieniami i alertem przed upływem terminu.

Korekty i faktury zakupowe

• Faktury korygujące z numerem KSeF faktury pierwotnej i właściwym terminem rozliczenia obniżenia VAT.
• Pobieranie faktur zakupowych z KSeF i ich księgowanie z możliwością zatwierdzenia przez człowieka.