Kalendarz przedsiębiorcy: terminy podatkowe i ZUS w ciągu roku

Większość stałych terminów firmy opiera się na kilku regułach: 25. dzień na VAT i JPK_V7, 20. dzień na zaliczki podatku dochodowego, 5., 15. albo 20. dzień na składki ZUS oraz roczne rozliczenia do końca kwietnia (PIT) lub marca (CIT). Poniżej są reguły z przepisów i stron urzędowych, bez dat kalendarzowych, bo te przesuwają się przez dni wolne.

Gdy termin wypada w dzień wolny

• Podatki: według art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Od 1 października 2026 r. przepis mówi wprost o terminie do wykonania czynności, np. złożenia deklaracji lub zapłaty (ustawa z 29 maja 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 846).
• JPK_V7: Serwis o podatkach podaje, że gdy 25. dzień wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa pierwszego dnia roboczego.
• ZUS: gdy koniec terminu przypada w święto, sobotę lub niedzielę, za ostatni dzień uważa się następny dzień roboczy.

Co miesiąc: VAT i JPK_V7

• Rozliczenie miesięczne: JPK_V7M z deklaracją i wpłata VAT do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczenia.
• Rozliczenie kwartalne: część ewidencyjna JPK_V7K co miesiąc do 25. dnia następnego miesiąca, a deklaracja i wpłata VAT za kwartał do 25. dnia miesiąca po kwartale.
• Szczegóły o wariantach i oznaczeniach są w osobnym artykule o JPK_V7.

Co miesiąc: zaliczki na podatek dochodowy

• Skala podatkowa i podatek liniowy: zaliczka do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: tak samo, do 20. dnia za miesiąc poprzedni, a za grudzień (lub IV kwartał) do 20 stycznia następnego roku.
• CIT: zaliczki do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a za ostatni miesiąc roku podatkowego do 20. dnia pierwszego miesiąca następnego roku podatkowego.
• Zaliczki kwartalne (do 20. dnia miesiąca po kwartale) przysługują tylko w określonych sytuacjach: przy skali i liniowym osobie, która rozpoczyna działalność albo jest małym podatnikiem, przy ryczałcie osobie rozpoczynającej działalność albo z przychodami w poprzednim roku do równowartości 200 000 euro, a w CIT podatnikom rozpoczynającym działalność w pierwszym roku podatkowym i małym podatnikom.
• Przy podatku liniowym Serwis o podatkach podaje, że zaliczki można nie wpłacać, jeśli jej wysokość nie przekracza 1000 zł.

Raz w roku: zeznania i informacje płatnika

• PIT-36, PIT-36L i PIT-28: od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Termin zapłaty podatku jest taki sam jak termin złożenia zeznania.
• CIT-8: do końca 3. miesiąca roku następnego po roku podatkowym, czyli do 31 marca, gdy rok podatkowy jest kalendarzowy. Podatek za rok płaci się w tym samym terminie.
• PIT-11 płatnik przekazuje do urzędu skarbowego do końca stycznia, a podatnikowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
• PIT-4R i PIT-8AR: tylko do urzędu skarbowego, do końca stycznia. IFT-1R: do urzędu i do podatnika do końca lutego.
• Te terminy nie obowiązują, gdy płatnik kończy działalność w trakcie roku: wtedy formularze trzeba złożyć najpóźniej w dniu zaprzestania działalności.

Składki ZUS

Płatnik w tym samym terminie przekazuje deklarację rozliczeniową (ZUS DRA) i imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, RSA, RPA) oraz opłaca składki za dany miesiąc. Termin zależy od rodzaju płatnika:

• Do 5. dnia następnego miesiąca: jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe.
• Do 15. dnia następnego miesiąca: płatnicy z osobowością prawną, m.in. spółki z o.o. i akcyjne, spółdzielnie, stowarzyszenia i fundacje.
• Do 20. dnia następnego miesiąca: pozostali płatnicy, czyli m.in. osoby opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia (np. wspólnicy spółek) oraz przedsiębiorcy i inne podmioty bez osobowości prawnej, które zatrudniają innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe.
• Składki płaci się jednym przelewem na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS), który zawiera numer ZUS i NIP płatnika.

Jak to wygląda w Zaksio

Anna (księgowa AI) i Kasia (kadrowa AI) to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca podatkowy. Zaksio przygotowuje pliki i dokumenty, a ich złożenie w urzędzie lub w ZUS robisz Ty albo Twoje biuro rachunkowe.

• W menu „Deklaracje i JPK” jest zakładka „Kalendarz” z terminami i obowiązkami. Terminów OSS i IOSS nie zgadujemy: powstają dopiero po wskazaniu w profilu podatkowym, że wykonujesz transakcje unijne.
• Terminy kadrowe (ZUS, PIT, PPK i zgłoszenia pracowników w ciągu 7 dni) są w module Kadry, a zespół AI przypomina o nich w Skrzynce zespołu. Reguły kadrowe są trzymane jako dane, każda ze źródłem i datą weryfikacji.
• Złożenie deklaracji lub pliku oznaczasz ręcznie („Oznacz jako złożoną”, najlepiej z numerem UPO), co zamyka odpowiedni termin w kalendarzu.
• Biuro rachunkowe ma zbiorczy kalendarz terminów wszystkich klientów z eksportem do CSV i ICS.
• Pliki i kwoty liczy deterministyczny kod, nie AI. Plan Basic jest darmowy w ramach limitów, a szczegóły są w cenniku.

Źródła

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 622 i 825, wcześniej Dz.U. 2025 poz. 111), art. 12 — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971370926
• Ustawa z dnia 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 846) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/846/text.pdf
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 775, z późn. zm.), art. 99 i 103 — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
• Serwis o podatkach, JPK_VAT z deklaracją — https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk_vat-z-deklaracja/jpk_vat-z-deklaracja
• Serwis o podatkach, Opodatkowanie podatkiem liniowym — https://podatki.gov.pl/podatki-firmowe/pit/informacje-podstawowe/co-jest-opodatkowane/opodatkowanie-podatkiem-liniowym
• Serwis o podatkach, Opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych — https://podatki.gov.pl/podatki-firmowe/pit/informacje-podstawowe/co-jest-opodatkowane/opodatkowanie-ryczaltem-od-przychodow-ewidencjonowanych
• Serwis o podatkach, Płatnik (PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R) — https://podatki.gov.pl/podatki-osobiste/pit/platnik
• Biznes.gov.pl, Jak zapłacić podatek z rocznej deklaracji — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/001355
• Biznes.gov.pl, Podatek CIT, informacje podstawowe — https://biznes.gov.pl/pl/portal/00251
• ZUS, Termin składania dokumentów i opłacania składek — https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/dokumenty-rozliczeniowe/termin-skladania-dokumentow-i-oplacania-skladek
• Biznes.gov.pl, Jak opłacać składki ZUS — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00277