Faktury zakupowe: import, dekretacja i księgowanie

Skąd biorą się faktury zakupowe

• KSeF: automatyczne lub ręczne pobieranie (artykuł o podłączeniu KSeF).
• Import pliku XML FA(3): Faktury zakupu, „Importuj XML”, plik do 5 MB i opcjonalny numer KSeF.
• Skan lub zdjęcie: odczyt AI z archiwum dokumentów (osobny artykuł).
• Ręcznie: „Dodaj ręcznie”, tylko w PLN, z cenami netto i stawkami VAT.

Importowane są faktury VAT. Korekty, zaliczki i faktury uproszczone są odrzucane z komunikatem. NIP nabywcy na fakturze musi zgadzać się z NIP-em firmy. Duplikaty (ten sam numer KSeF lub ten sam numer od tego samego dostawcy) nie tworzą nowej faktury, tylko otwierają istniejącą.

Propozycja dekretacji

Na szczegółach faktury w panelu „Propozycja księgowania” system proponuje dla każdej pozycji konto kosztowe i procent VAT do odliczenia, z pewnością i uzasadnieniem. Propozycja powstaje deterministycznie, w kolejności:

1. towar z katalogu w firmie z magazynem trafia na konto 300,
2. reguła dostawcy nauczona z Twoich poprzednich księgowań (po NIP-ie dostawcy),
3. słowa kluczowe (np. paliwo, leasing, media, usługi IT, najem),
4. w ostateczności konto domyślne z niską pewnością i flagą „Nie rozpoznano kategorii wydatku”.

Pozycje, których reguły nie rozpoznają, mogą dostać podpowiedź modelu językowego (wymaga skonfigurowanego klucza i dostępnych kredytów AI). Taka podpowiedź jest oznaczona, ma pewność nie wyższą niż 70% i nigdy nie księguje się sama. Konto i procent VAT możesz zmienić w tabeli „Dekretacja pozycji faktury”.

Księgowanie

Przycisk „Zaksięguj” tworzy zapis w księdze głównej: konta kosztowe po stronie Wn (z nieodliczonym VAT), konto 221 po stronie Wn (VAT odliczony) i konto 202 po stronie Ma. Zapisu nie da się edytować, tylko stornować w Księdze głównej. Po zaksięgowaniu system zapamiętuje regułę dla dostawcy.

Po imporcie Anna tworzy też akcję „Zaksięguj fakturę zakupową” w Skrzynce zespołu (wymaga uprawnienia do zapisu w finansach). Automatyczne księgowanie nie obejmuje faktur z odwrotnym obciążeniem ani w walucie obcej bez przeliczenia, a także propozycji ze skanu.

Faktury w walucie obcej

Dotyczą importu XML, KSeF i skanu. Jeśli faktura podaje kurs, używany jest kurs z faktury; w przeciwnym razie kurs średni NBP (tabela A) z ostatniego dnia roboczego przed datą sprzedaży, a dla skanów zawsze NBP. Szczegóły widać w panelu „Waluta obca: przeliczenie na PLN”. Zapłata w innej kwocie jest rozliczana z różnicą kursową (konta 761 i 762).

Biała lista VAT i płatność podzielona

• Dla faktur od polskich dostawców na kwotę co najmniej 15 000 zł brutto system sprawdza rachunek dostawcy w wykazie podatników VAT (publiczne API Ministerstwa Finansów) i zapisuje wynik jako dowód. Możesz też sprawdzić ręcznie przyciskiem „Sprawdź w wykazie”.
• Gdy rachunek nie figuruje w wykazie, zespół zgłasza krytyczne ostrzeżenie „Nie płacić”.
• Faktury z oznaczeniem płatności podzielonej (MPP) powyżej 15 000 zł dostają przypomnienie z instrukcją. Zaksio tylko przypomina, nie wykonuje przelewu split payment.

Zobowiązania i płatność

Strona „Zobowiązania” pokazuje zaksięgowane faktury z saldem do zapłaty, strukturę wiekową i rachunek dostawcy. Zapłata faktury zakupowej jest rejestrowana przez dopasowanie przelewu z wyciągu bankowego; osobnego przycisku „oznacz jako zapłaconą” nie ma.