Przejdź do treści
en

Faktura w KSeF: jak ją wystawić i odebrać w małej firmie

Wiedza ekspercka. Treść zweryfikowana: 7 listopada 2026.

Faktury od kontrahentów trzeba odbierać w KSeF od 1 lutego 2026 r., a wystawiać w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (od 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł). Firmy ze sprzedażą fakturowaną do 10 000 zł brutto w miesiącu mają odroczone wystawianie do końca 2026 r. Fakturę można wystawić bezpłatnie w aplikacjach Ministerstwa Finansów albo w programie połączonym z KSeF.

Kogo i od kiedy dotyczy KSeF

  • Odbiór faktur: od 1 lutego 2026 r. faktury od kontrahentów otrzymuje się w KSeF. Obowiązek nie dotyczy m.in. podmiotów zagranicznych i konsumentów.
  • Wystawianie: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
  • Okres przejściowy: jeśli wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, nie trzeba wystawiać faktur w KSeF do końca 2026 r. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje od faktury, która go przekroczyła, i nie wraca się już do poprzednich zasad.
  • Do limitu liczy się data wystawienia i kwoty brutto z faktur, które trzeba wystawić w KSeF. Nie wliczają się m.in. faktury dla konsumentów, faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP nabywcy do 450 zł.
  • Od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców (komunikat Ministerstwa Finansów z 20 października 2026 r.).
  • Wyłączone są m.in. podatnicy bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce oraz część procedur szczególnych (np. OSS nieunijna i import IOSS). Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności można wystawiać w KSeF dobrowolnie.
  • Do KSeF nie trafiają faktury proforma, faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne ani noty uznaniowe i obciążeniowe.

Jak wystawić fakturę krok po kroku

  1. Zaloguj się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF (przeglądarka) albo Aplikacji Mobilnej KSeF. Osoba fizyczna z NIP ma dostęp automatycznie. Firma loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo składa zawiadomienie ZAW-FA ze wskazaniem osoby fizycznej.
  2. Wypełnij dane sprzedawcy i nabywcy (z jego NIP), pozycje, stawki VAT i terminy. Faktura powstaje jako dokument elektroniczny według wzoru FA(3), obowiązującego od 1 lutego 2026 r.
  3. Prześlij fakturę do KSeF. System sprawdza zgodność pliku XML ze wzorem i uprawnienia wysyłającego, a potem nadaje numer KSeF, który jest potwierdzeniem przyjęcia faktury.
  4. Pobierz fakturę w XML, HTML lub PDF, jeśli potrzebujesz kopii do dokumentacji lub do wysłania nabywcy, który nie korzysta z KSeF.
  5. Numeru KSeF nie musisz przekazywać kontrahentowi: faktura pojawia się w jego systemie automatycznie i nie wymaga jego akceptacji.

Dzień wystawienia i dzień otrzymania

  • Faktura wysłana do KSeF w trybie online jest wystawiona w dniu przesłania do systemu, także gdy numer KSeF pojawi się następnego dnia.
  • Faktura jest otrzymana w momencie nadania jej numeru KSeF. Datę przyjęcia widać w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).
  • W trybach offline datą wystawienia jest data wpisana przez podatnika w polu P_1 faktury.

Jak odebrać fakturę zakupową

  • Faktura od kontrahenta pojawia się w Twoim KSeF bez żadnej akceptacji z Twojej strony.
  • KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach: trzeba je sprawdzać w aplikacji Ministerstwa Finansów albo w programie, który pobiera je automatycznie.
  • System nie pokazuje wystawcy, czy nabywca już pobrał fakturę.

Gdy KSeF nie działa: offline24 i awarie

  • Każdy podatnik może wystawiać faktury w trybie offline24: faktura ma być elektroniczna, według wzoru FA(3), i trafić do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym.
  • Po zwykłej awarii KSeF, ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów i w oprogramowaniu, fakturę przesyła się w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
  • Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu, faktur nie dosyła się do KSeF.
  • Korekta faktury z offline24 też musi trafić do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jeśli dotyczy faktury pierwotnej z offline24, najpierw trzeba przesłać fakturę pierwotną, żeby dostała numer KSeF.

Kary

Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie ma VAT, do 18,7% należności ogółem. Dotyczy to faktury niewystawionej w KSeF, wystawionej w awarii niezgodnie ze wzorem oraz przesłanej po terminie w trybie offline24. Karę płaci się w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji (art. 106ni ustawy o VAT).

  • W 2026 r. nie nakłada się kar za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Według obowiązujących dotąd przepisów kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. i nie działają wstecz.
  • 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt, który przesuwa kary za błędy w KSeF na koniec 2027 r. Projekt trafił do dalszych prac parlamentarnych, więc jego aktualny stan sprawdź w komunikatach Ministerstwa Finansów. Obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia.

Jak to wygląda w Zaksio

Anna (księgowa AI) i Kasia (kadrowa AI) to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca podatkowy. Integracja z KSeF ma w Zaksio etykietę Beta: integracje oznaczone Beta są wdrażane wspólnie z pierwszymi klientami.

  • Środowisko KSeF (test, DEMO albo produkcja) wybierasz sam w ustawieniach firmy i łączysz je własnym tokenem.
  • Fakturę przygotowujesz jako szkic, a „Wystaw fakturę” nadaje numer bez luk i księguje ją. Na wystawionej fakturze przycisk „Wyślij do KSeF” zapisuje numer KSeF i status „Przyjęta w KSeF” albo status „Odrzucona” z opisem błędu. Anna proponuje wysyłkę w Skrzynce zespołu, a ta zawsze wymaga Twojego zatwierdzenia.
  • Faktury zakupowe pobierasz z KSeF ręcznie, a dla firm z zapisanym tokenem zespół AI odbiera je też w tle, co godzinę. Trafiają do dekretacji i zatwierdzenia i nie są księgowane bez Twojej decyzji, chyba że świadomie włączysz tryb automatyczny.
  • Kwoty i sumy VAT liczy deterministyczny kod, nie AI.
  • Plan Basic jest darmowy w ramach limitów, a szczegóły są w cenniku.

Źródła

  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 775, z późn. zm.), art. 106ga, 106gb, 106ni — https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535
  • Krajowy System e-Faktur, Zakres obowiązkowego KSeF — https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
  • Krajowy System e-Faktur, Podstawy prawne oraz kluczowe terminy — https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/
  • Krajowy System e-Faktur, Tryb offline24 — https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24/
  • Krajowy System e-Faktur, Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0 — https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/
  • Krajowy System e-Faktur, Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne (27.04.2026) — https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/zasady-obowiazywania-ksef-i-przepisy-prawne/
  • Ministerstwo Finansów, Rada Ministrów za odroczeniem kar za błędy w KSeF (20.10.2026) — https://www.gov.pl/web/finanse/rada-ministrow-za-odroczeniem-kar-za-bledy-w-ksef-i-przedluzeniem-odwrotnego-obciazenia-vat
  • Biznes.gov.pl, Krajowy System e-Faktur — https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004651

Powiązane artykuły

Nie znalazłeś odpowiedzi albo opis nie zgadza się z tym, co widzisz w aplikacji? Napisz do nas. Wróć do listy artykułów.