Faktura sprzedażowa: od szkicu do wysyłki do KSeF

Szkic faktury

Faktury sprzedaży, przycisk „Nowa faktura” (wymaga uprawnienia do zapisu w sprzedaży). Wypełnij kartę „Dane faktury”: Kontrahent, Data wystawienia, Data sprzedaży, Termin płatności, Metoda płatności i Rachunek bankowy. Domyślnie daty to dziś, a termin to 14 dni. Karta „Pozycje” przyjmuje od 1 do 1000 pozycji z nazwą, jednostką, ilością (do 4 miejsc po przecinku), ceną netto i stawką VAT; pozycję możesz powiązać z produktem z katalogu.

• Stawki VAT: 23, 8, 5, 0, „zw.” i „np.”. VAT jest liczony od sumy netto w każdej stawce. Podsumowanie w formularzu to podgląd, ostateczne kwoty liczy serwer.
• Formularz wystawia faktury tylko w PLN. Termin płatności nie może być wcześniejszy niż data wystawienia.
• Nowego kontrahenta dodasz przyciskiem „Nowy kontrahent”. Po wpisaniu NIP-u przycisk „Pobierz z wykazu VAT” uzupełnia nazwę i adres. Jeśli podatnik nie ma statusu „Czynny”, zobaczysz ostrzeżenie.
• Szkic możesz edytować („Edytuj”) i usunąć („Usuń szkic”).

Wystawienie

„Wystaw fakturę” (po potwierdzeniu) nadaje numer, zapisuje podsumowanie VAT, księguje fakturę w księdze głównej i blokuje edycję. Numeracja jest bez luk, osobna dla firmy, o postaci FV/numer/miesiąc/rok z licznikiem rocznym. Wystawionej faktury nie można zmienić ani usunąć; błąd naprawia się korektą. Plan licencyjny ma miesięczny limit dokumentów liczony od faktur wystawionych (nie szkiców).

Wysyłka do KSeF

Na wystawionej fakturze kliknij „Wyślij do KSeF”. Wymaga to uzupełnionego NIP-u i adresu firmy oraz zapisanego tokenu KSeF. Sukces ustawia status „Przyjęta w KSeF” i zapisuje numer KSeF, a odrzucenie status „Odrzucona” z opisem błędu w karcie KSeF (wtedy przycisk zmienia się na „Wyślij ponownie do KSeF”). Po wystawieniu Anna dodatkowo proponuje w Skrzynce zespołu akcję wysyłki, która nie ma trybu automatycznego i zawsze wymaga zatwierdzenia.

PDF i e-mail

• „Pobierz PDF” jest dostępny po wystawieniu (plik faktura-<numer>.pdf).
• „Wyślij e-mailem” otwiera okno z adresem odbiorcy (domyślnie e-mail kontrahenta) i opcjonalną wiadomością do 2000 znaków. Wiadomość ma PDF w załączniku, a Reply-To to e-mail kontaktowy firmy. Wymaga skonfigurowanej poczty wychodzącej; szkicu nie da się wysłać. Wysyłka e-mailem nie zmienia statusu faktury.

Status płatności

Status („Nieopłacona”, „Częściowo opłacona”, „Opłacona”) ustawia się sam, na podstawie rozliczeń z wyciągu bankowego i dokumentów kasowych. Na fakturze nie ma przycisku „oznacz jako zapłaconą”. Po wystawieniu, jeśli faktura zawiera towary z katalogu, Piotr proponuje też wydanie WZ.