Windykacja: przypomnienia i wezwania do zapłaty

„Należności” pokazują wszystkie otwarte faktury sprzedaży, a „Windykacja” tylko te po terminie, posortowane według opóźnienia. Strony zawierają kafle („Do zapłaty łącznie”, „Po terminie”), strukturę wiekową (1–30, 31–60 i ponad 60 dni po terminie) oraz tabelę z przyciskiem „Przypomnienie”.

Dwa etapy

• 1–13 dni po terminie: „Przypomnienie”. Treść pochodzi ze sztywnego szablonu, AI jej nie wymyśla.
• Od 14 dni po terminie i tylko wtedy, gdy kontrahent ma NIP: „Wezwanie do zapłaty”. Daje 7 dni na zapłatę i nie podaje kwot odsetek ani rekompensaty. Konsument (kontrahent bez NIP) dostaje zawsze przypomnienie.

Jak Marek proponuje

Zespół sprawdza należności co godzinę. Przypomnienie powstaje jako zwykła akcja o niskim ryzyku w Skrzynce zespołu i czeka na „Zatwierdź” (uprawnienie do zapisu w sprzedaży). Wezwanie jest rekomendacją doradczą o wysokim ryzyku: trafia najpierw do eksperta w kolejce „Do przeglądu” i dopiero po jego zatwierdzeniu pojawia się w Skrzynce właściciela, który zatwierdza wysyłkę. Dla jednej faktury i etapu powstaje jedna propozycja, a odrzucona nie wraca. Jeśli kontrahent nie ma adresu e-mail, zamiast akcji pojawia się alert „Brak e-maila kontrahenta”.

Wysyłka ręczna

Przycisk „Przypomnienie” (na liście i na karcie „Windykacja” na fakturze) otwiera okno z etapem, odbiorcą, tematem i treścią tylko do odczytu. „Wyślij” wysyła zwykłe przypomnienie, jeśli masz uprawnienie do zapisu w sprzedaży. Wezwanie może wysłać bezpośrednio tylko ekspert (rola Biuro rachunkowe) po zaznaczeniu „Sprawdziłem treść”; pozostałym okno wskazuje, że wymaga to przeglądu eksperta. Zamiast wezwania możesz wysłać łagodniejsze przypomnienie.

• Dla pary faktura i etap można wysłać tylko jedną wiadomość. Ponowna wysyłka jest możliwa wyłącznie po statusie „Błąd wysyłki”.
• Status „W trakcie / niepotwierdzona” blokuje ponowienie: sprawdź skrzynkę nadawczą i zdecyduj ręcznie.
• Wiadomość wychodzi w imieniu firmy z Reply-To na jej e-mail kontaktowy. Wymaga skonfigurowanej poczty wychodzącej.