e-ZLA: jak zwolnienie lekarskie trafia do pracodawcy i do zasiłku

Lekarz wystawia zwolnienie w systemie ZUS jako e-ZLA i przekazuje je do ZUS, a ZUS udostępnia je pracodawcy na jego profilu na PUE nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania. Pracownik zwykle nie musi dostarczać papierowego zwolnienia. Za pierwsze 33 dni choroby w roku (14 dni po 50. roku życia) pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, potem przysługuje zasiłek chorobowy; kto go wypłaca, pracodawca czy ZUS, zależy od liczby zgłoszonych ubezpieczonych.

Droga e-ZLA od lekarza do pracodawcy

1. Lekarz wystawia zaświadczenie w systemie udostępnionym bezpłatnie przez ZUS, jako dokument elektroniczny z podpisem (kwalifikowanym, zaufanym, osobistym albo dostępnym w systemie ZUS), i przekazuje je na skrzynkę podawczą ZUS (art. 55 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej).
2. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym, bez numeru statystycznego choroby, najpóźniej w dniu następującym po dniu otrzymania (art. 58 ust. 1).
3. Pracodawca widzi e-ZLA na profilu na PUE ZUS i na jego podstawie wypłaca zasiłek; pracownik nie musi dostarczać wydruku (zus.pl).
4. Gdy lekarz nie może wystawić dokumentu elektronicznego, np. bez dostępu do Internetu, wydaje pracownikowi zaświadczenie z formularza wydrukowanego z systemu ZUS, a wersję elektroniczną przekazuje do ZUS w ciągu 3 dni roboczych (art. 55a ust. 7 i 9). Dopóki nie ma jej na profilu, pracodawca korzysta z dokumentu od pracownika (zus.pl).

Profil PUE: kto musi go mieć

• Profil płatnika na PUE muszą utworzyć płatnicy obowiązani przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie (art. 58 ust. 3), co do zasady rozliczający składki za więcej niż 5 osób (art. 47a ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Kto profil utworzył, musi go utrzymywać (art. 58 ust. 4).
• Płatnik bez profilu informuje pracownika pisemnie w pierwszym dniu jego ubezpieczenia chorobowego, że ma dostarczać wydruk zaświadczenia, a po utworzeniu profilu ma 7 dni na informację, że obowiązek ustał (art. 58 ust. 5 i 6).
• W PUE można zamawiać zbiorcze raporty e-ZLA z własnymi kryteriami; ułatwiają wprowadzanie danych do programów kadrowo-płacowych i powstają w godzinach nocnych (zus.pl, pytania i odpowiedzi dla płatnika).

Obowiązki pracownika, błąd w e-ZLA i kontrola

• Pracownik niezwłocznie zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności i jej przewidywanym okresie, najpóźniej w drugim dniu nieobecności (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy). Dowodem usprawiedliwiającym jest zaświadczenie lekarskie z art. 55 ust. 1 ustawy zasiłkowej (§ 3 pkt 1).
• Przy błędzie w zaświadczeniu lekarz w 3 dni robocze od jego stwierdzenia przekazuje do ZUS informację o nieważności i ewentualnie nowe zaświadczenie, a ZUS udostępnia je płatnikowi najpóźniej w dniu następującym po dniu otrzymania (art. 58a ust. 1 i 3).
• Płatnik może kontrolować, czy zwolnienie jest wykorzystywane zgodnie z celem, dla celów wypłaty wynagrodzenia chorobowego (art. 68 ust. 1d). Kto w czasie zwolnienia wykonuje pracę zarobkową lub podejmuje aktywność niezgodną z jego celem, traci prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia (art. 17 ust. 1); wątpliwości rozstrzyga ZUS (art. 68 ust. 1e).

Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek: ile i kto płaci

• Wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca: za niezdolność trwającą łącznie do 33 dni w roku kalendarzowym, a po ukończeniu 50. roku życia do 14 dni, pracownik zachowuje 80% wynagrodzenia, a 100% przy wypadku w drodze do lub z pracy, chorobie w ciąży i badaniach kandydata na dawcę (art. 92 § 1 Kodeksu pracy). Reguła 50+ dotyczy niezdolności po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 lat (§ 5). Wynagrodzenie nie przysługuje bez prawa do zasiłku (§ 3 pkt 2).
• Za dłuższą niezdolność przysługuje zasiłek chorobowy (art. 92 § 4): 80% podstawy, a 100% w ciąży, przy wypadku w drodze do lub z pracy i badaniach kandydata na dawcę (art. 11 ust. 1 i 2 ustawy zasiłkowej), najdłużej przez 182 dni, a przy gruźlicy lub w ciąży przez 270 dni (art. 8 ust. 1). Poprzednie niezdolności wlicza się, jeśli przerwa nie przekroczyła 60 dni (art. 9 ust. 2).
• Okres wyczekiwania: prawo do zasiłku powstaje po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego przy ubezpieczeniu obowiązkowym i po 90 dniach przy dobrowolnym (art. 4 ust. 1). Od pierwszego dnia przysługuje m.in. przy wypadku w drodze do lub z pracy oraz osobie obowiązkowo ubezpieczonej z co najmniej 10-letnim wcześniejszym okresem obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego (art. 4 ust. 3).
• Podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność, a za dzień jedna trzydziesta tej kwoty (art. 36 ust. 1 i 3), po odliczeniu składek emerytalnej, rentowej i chorobowej pracownika (art. 3 pkt 3). Wynagrodzenie chorobowe liczy się tak samo (art. 92 § 2 Kodeksu pracy), za każdy dzień niezdolności, także wolny od pracy.
• Zasiłek wypłaca płatnik zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób (według stanu na 30 listopada poprzedniego roku), w pozostałych przypadkach ZUS (art. 61 ust. 1 i 2). Od 1 lipca 2026 r. zmieniły się przepisy o wszczynaniu postępowania w sprawie zasiłku (Dz.U. 2026 poz. 441), więc aktualne wzory zaświadczeń płatnika i terminy sprawdź na zus.pl.

Jak to wygląda w Zaksio

Anna i Kasia to oprogramowanie (zespół AI), nie biuro rachunkowe ani doradca. Moduł „Kadry i płace” włączasz cechą „Pracownicy” w profilu działalności firmy, a plan Basic jest darmowy w ramach limitów podanych w cenniku.

• W zakładce „e-ZLA” dodajesz zwolnienie ręcznie („Dodaj zwolnienie”) albo importujesz plik raport.xml pobrany z PUE („Importuj raport e-ZLA”). Raport zamawiasz i pobierasz Ty w PUE, a plik wgrywasz do Zaksio; dane o zdrowiu wprowadza człowiek.
• Lista płac liczy wynagrodzenie chorobowe i zasiłek za dni L4: podstawę z 12 miesięcy (z zatwierdzonych list albo z historii wpisanej ręcznie), 80% lub 100% i limit 33 lub 14 dni. Okno „Szacunek wynagrodzenia chorobowego” pokazuje podstawę i kwoty z góry.
• Gdy brakuje podstawy, pozycja jest problemem listy i blokuje zatwierdzenie; system nie zgaduje kwoty. Kwoty liczy deterministyczny kod z testami, nie AI, a wynik sprawdzasz Ty.
• Zasiłek wypłaca płatnik, gdy zgłasza do ubezpieczeń więcej niż 20 osób (można to nadpisać w profilu kadrowym); w pozostałych firmach wypłaca go ZUS poza listą płac. Zaświadczenia płatnika przekazujesz do ZUS Ty lub Twoje biuro rachunkowe.

Źródła

• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 854) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/854/ogl
• Ustawa z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2026 poz. 441) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/441/ogl
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1245) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 199) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/199/ogl
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, tekst jednolity (Dz.U. 2014 poz. 1632) — https://eli.gov.pl/eli/DU/2014/1632/ogl
• ZUS, e-ZLA, informacje dla płatników składek — https://www.zus.pl/en/elektroniczne-zwolnienia-lekarskie-e-zla-/e-zla-informacje-dla-platnikow-skladek
• ZUS, Masz profil na PUE ZUS. Sam wypłacasz zasiłek chorobowy pracownikom — https://www.zus.pl/en/elektroniczne-zwolnienia-lekarskie-e-zla-/e-zla-informacje-dla-platnikow-skladek/twoj-pracownik-otrzymal-e-zla.-jakie-dokumenty-beda-potrzebne-aby-otrzymal-zasilek-chorobowy/masz-profil-na-pue-zus.-sam-wyplacasz-zasilek-chorobowy-pracownikom
• ZUS, e-ZLA, najczęściej zadawane pytania, Płatnik — https://www.zus.pl/en/ezla/najczesciej-zadawane-pytania/platnik