Praca zbiorcza biura rachunkowego: przydział klientów, terminy, operacje zbiorcze

Pulpit biura (menu „Pulpit biura”) pokazuje wszystkie firmy, do których masz dostęp, i pozwala pracować na nich hurtowo. Organizacją biura jest ta, na którą jesteś przełączony: tam przechowujemy zespół, przydziały klientów, listę kontrolną i zadania. Dane klientów zostają w ich własnych organizacjach i są czytane osobno dla każdej z nich.

Role w biurze

• Właściciel biura: wszystko, w tym zespół, przydziały i konfiguracja listy kontrolnej. Domyślnie dostają ją Właściciel i Administrator organizacji biura.
• Księgowy prowadzący: terminy, JPK_V7 i VAT-UE zbiorczo, przypomnienia, zatwierdzanie propozycji asystentów AI, kontrola jakości.
• Kadrowa: terminy i zbiorcza gotowość list płac.
• Asystent: terminy i przypomnienia o brakujących dokumentach; bez JPK i zatwierdzania.
• Kontrola jakości: lista kontrolna miesiąca i zbiorcze uruchomienie kontroli; bez zmian w danych klientów.

Rola w biurze nie zastępuje uprawnień w firmie klienta. Operacja zbiorcza w danej firmie działa tylko wtedy, gdy Twoja rola w tej firmie na nią pozwala (np. JPK wymaga uprawnień finansowych). Firmy, w których ich nie masz, kończą się błędem w raporcie, a pozostałe są przetwarzane dalej.

Przydział klientów

1. Na karcie „Klienci” użyj „Przydziel” przy firmie i wskaż opiekuna głównego oraz zastępcę (tylko osoby z organizacji biura).
2. Karta „Moi klienci” pokazuje firmy, których jesteś opiekunem, także tymczasowo (gdy zastępujesz nieobecnego kolegę).
3. W karcie „Zespół” ustaw nieobecność osoby (od, do). Na ten czas opiekunem staje się zastępca. „Przejmij klientów” przenosi na stałe wszystkich klientów osoby nieobecnej na wskazaną osobę.
4. Obciążenie pokazuje liczbę klientów, spraw (do przeglądu, do zatwierdzenia, alerty) i terminów na osobę.

Zbiorczy kalendarz terminów

Karta „Terminy” zbiera terminy wszystkich klientów: VAT/JPK, ZUS, PIT, CIT, zaliczki i własne. Filtrujesz po opiekunie, typie, statusie, statusie przygotowania i tygodniu. Status przygotowania (do przygotowania, przygotowane, do zatwierdzenia przez klienta, złożone) jest wewnętrzną notatką biura i nie zamyka terminu u klienta. Eksport do CSV (Excel) i ICS (kalendarz) obejmuje aktualny filtr.

Operacje zbiorcze

1. Zaznacz firmy na karcie „Klienci” i kliknij „Operacje zbiorcze”.
2. Wybierz operację i okres: JPK_V7, VAT-UE, przypomnienia o brakach, zatwierdzanie propozycji asystentów AI, gotowość list płac albo kontrola jakości.
3. Przy JPK i VAT-UE potwierdź zapoznanie z pouczeniami. Pliki powstają jako szkice w każdej firmie, tak jak przy pojedynczym generowaniu.
4. Przy zatwierdzaniu zobaczysz propozycje pogrupowane wg rodzaju. Odznacz te, których nie chcesz zatwierdzać.
5. Zadanie działa w tle. Karta „Zadania” pokazuje postęp, wynik dla każdej firmy, możliwość przerwania i pobrania ZIP z plikami.

Kontrola jakości miesiąca

Karta „Kontrola jakości” ma listę kontrolną na miesiąc dla każdego klienta: bank zaksięgowany, zakupy zaksięgowane, uzgodnienie, VAT sprawdzony, płace zamknięte. Właściciel biura może pozycje wyłączać i dodawać własne. „Uruchom kontrolę” zalicza automatycznie pozycje, które da się sprawdzić z danych (bank, zakupy, VAT, płace); reszta jest odhaczana ręcznie. Miesiąc jest zamknięty, gdy wszystkie włączone pozycje są odhaczone, i widać to na pulpicie.