Funkcje firmy: włączanie i wyłączanie tego, czego nie używasz

Zaksio możesz dopasować do swojej firmy: wyłączasz to, z czego nie korzystasz, i nic Cię nie rozprasza. Dotyczy to na przykład windykacji (jeśli windykujesz sam), faktur cyklicznych albo przygotowania JPK (jeśli robi je za Ciebie księgowa poza Zaksio). Wyłączona funkcja nie kasuje danych, a wraca jednym kliknięciem.

Gdzie to ustawisz

1. Wejdź w Ustawienia, potem w Profil działalności i otwórz zakładkę „Funkcje”.
2. Otwórz sekcję (Sprzedaż, Zakupy albo Finanse) przyciskiem „Dostosuj” i przestaw suwak przy funkcji. Suwak przy samej sekcji przełącza wszystkie jej funkcje naraz.
3. Sprawdź „Twoje menu po zapisaniu” (przekreślone pozycje znikną) i kliknij „Zapisz funkcje”.

Powiązania: Zaksio przełącza resztę za Ciebie

Część funkcji potrzebuje innych: windykacja potrzebuje należności, a prognoza płynności potrzebuje należności i zobowiązań. Gdy wyłączasz funkcję, Zaksio wyłącza też wszystko, co bez niej nie działa, i mówi o tym wprost („Wyłączyłem też: …”). Gdy włączasz funkcję, włącza te, których ona potrzebuje. Funkcje zależne od niej zostają wyłączone, dopóki ich sam nie włączysz. Każdą zmianę możesz cofnąć przyciskiem „Cofnij” albo „Odrzuć zmiany”, zanim ją zapiszesz.

Co dokładnie się dzieje po wyłączeniu

• ekran znika z menu, palety poleceń i poleceń głosowych, a jeśli ktoś otworzy go z zakładki, zobaczy komunikat z przyciskiem do włączenia,
• automaty tej funkcji są wstrzymane: zespół AI nie przygotowuje przypomnień o płatności, nie proponuje wystawienia faktur cyklicznych, naliczenia amortyzacji ani przygotowania JPK,
• system odrzuca też próby użycia funkcji z innych miejsc (odpowiedź „funkcja wyłączona”), więc nic nie dzieje się po cichu,
• dane zostają: faktury, szablony, historia i ustawienia nie są usuwane i wracają po ponownym włączeniu.

Drogi: kto wykonuje daną czynność

Przy niektórych funkcjach wybierasz nie tylko „włączone” albo „wyłączone”, ale też drogę wykonania. Dziś dotyczy to JPK, windykacji i księgowania faktur zakupu. JPK: „Składam sam(a)” (Zaksio przygotowuje plik, Ty go składasz) albo „Składa moja księgowa” (Zaksio wysyła plik Twojej księgowej, także spoza Zaksio, pilnuje terminu i przypomina o potwierdzeniu). Windykacja: „Zespół wysyła przypomnienia sam(a)” (dotychczasowe zachowanie), „Zespół przygotowuje, ja zatwierdzam” (każde przypomnienie i wezwanie zawsze czeka na Twoją decyzję, nawet przy trybie automatycznym) albo „Windykuje ktoś spoza Zaksio” (agencja lub kancelaria: Zaksio nie kontaktuje się z dłużnikami, a po Twoim kliknięciu „Przekaż do windykacji” wysyła agencji komplet danych sprawy z fakturą w PDF i zapisuje komu i kiedy; przekazanie można cofnąć z podaniem powodu). Księgowanie faktur od dostawców: „Zespół proponuje, ja zatwierdzam” (domyślna: Zaksio przygotowuje księgowanie, a Ty zatwierdzasz je kliknięciem), „Zespół księguje sam, gdy jest pewny” (Zaksio samo księguje faktury, które rozpoznaje z dużą pewnością, resztę zostawia Tobie) albo „Księguje moja księgowa (poza Zaksio)” (Zaksio nie księguje, tylko wysyła księgowej e-mail z danymi faktury i samą fakturą, gdy to zatwierdzisz; możesz też włączyć „Przekazuj nowe faktury automatycznie”, wtedy nowe faktury idą do księgowej bez pytania Cię za każdym razem, a przełącznik wyłączysz w każdej chwili). Droga z kontaktem wymaga poprawnego adresu e-mail. Możesz ją zmienić w każdej chwili, a zespół AI szanuje Twój wybór.

Kadry i płace: kto liczy płace

Kadry i płace są osobną funkcją (sekcja „Kadry i płace”; widać ją, gdy w cechach działalności masz włączone „Kadry i płace”). Wybierasz, kto liczy płace. „Prowadzę kadry i płace w Zaksio”: Zaksio liczy listy płac, a Ty je zatwierdzasz (tak jest domyślnie). „Płace prowadzi biuro albo księgowa poza Zaksio”: wpisujesz adres e-mail księgowej, ona liczy płace, a Zaksio ich nie liczy i niczego nie księguje z wynagrodzeń. Dane o pracownikach (umowy, urlopy, zwolnienia, nadgodziny, premie) zostają w Zaksio, a raz w miesiącu wysyłasz je księgowej przyciskiem „Przekaż dane za …” w Kadry i płace, Listy płac. Możesz zmienić zdanie w każdej chwili i nic się nie skasuje. Szczegóły są w artykule o kadrach i płacach.

Gdy część funkcji ustawiło Twoje biuro rachunkowe

Jeśli prowadzi Cię biuro rachunkowe, może ustalić stan wybranych funkcji (wyłączyć je albo wymagać). Takie przełączniki są nieaktywne i podpisane „Ustawione przez biuro” z nazwą biura, a u góry ekranu jest informacja z przyciskiem „Napisz do Zaksio”. Zmiany uzgadniasz z biurem; jeśli kończysz z nim współpracę, napisz do nas, a personel Zaksio zdejmie blokady.

Funkcje obowiązkowe

Ewidencja VAT ma zablokowany suwak, bo jest wymogiem prawnym dla czynnego podatnika VAT. Jeśli deklaracje i JPK przygotowuje dla Ciebie księgowa poza Zaksio, wyłącz tylko „JPK_V7: przygotowanie i wysyłka”: ewidencja nadal jest prowadzona, a Zaksio nie będzie proponować JPK ani pokazywać ekranu VAT / JPK.

Głos i zespół AI wiedzą o zmianach

• Zespół AI zna listę wyłączonych funkcji: nie proponuje ich i nie odsyła do ich ekranów, a gdy zapytasz, powie, że są wyłączone i jak je włączyć.
• Głos: „otwórz funkcje” otwiera ekran Funkcje, a prośba o wyłączoną funkcję (np. „pokaż windykację”) kończy się informacją, że jest wyłączona, i przejściem do ekranu Funkcje. Polecenie „wyłącz windykację” też otwiera ten ekran: głosem niczego nie przełączamy, żeby nic nie zmienić przez pomyłkę.