Ślad audytowy w systemie księgowym: jak zbudować zapis, którego nie da się zmienić

Ślad audytowy odpowiada na trzy pytania: co się stało, kto to zrobił i dlaczego księga wygląda właśnie tak. Jeśli którąkolwiek odpowiedź da się potem zmienić, ślad przestaje być dowodem. Poniżej zasady, które stosujemy w Zaksio i które sprawdzą się w każdym systemie księgowym.

Zasada 1: księga tylko do dopisywania

• Zapisu księgowego nie edytuje się ani nie usuwa. Błąd poprawia się zapisem odwrotnym (storno) i nowym zapisem, więc obie operacje zostają widoczne.
• Reguła jest wymuszona w bazie danych, nie tylko w aplikacji: próba zmiany lub usunięcia kończy się błędem nawet dla właściciela bazy.
• Bilans (suma Wn równa sumie Ma) jest sprawdzany przy każdym zapisie, więc księga nie może wejść w stan niezbilansowany.

Zasada 2: okresy z zamykaniem

Po zamknięciu miesiąca zapis do tego okresu wymaga świadomego odblokowania, które samo zostawia ślad. Dzięki temu deklaracja złożona na podstawie zamkniętego okresu nie zmienia się po cichu.

Zasada 3: dziennik zdarzeń obok księgi

• Każda zmiana danych ma wpis: kto, co, kiedy oraz wartości przed i po.
• Dziennik też jest tylko do dopisywania.
• Czynności zespołu AI są w tym samym dzienniku, z informacją, że zaproponował je agent, a zatwierdził człowiek.

Zasada 4: widoczność zależy od roli

Dziennik zawiera dane wrażliwe, więc nie każdy powinien widzieć wszystko. W Zaksio księgowy widzi finanse i płace, kadrowa kadry i płace, a sprzedaż i magazyn tylko swój obszar. Wartości przed i po zmianie w danych kadrowych widzą wyłącznie właściciel i kadrowa; pozostałe role widzą, że zmiana nastąpiła i które pola dotyczyła.

Zasada 5: czynności personelu dostawcy też mają ślad

Dobry ślad obejmuje także pracowników dostawcy oprogramowania. Każda czynność administracyjna wymaga podania powodu, a wejście obsługi w imieniu użytkownika jest ograniczone czasowo, oznaczone widocznym paskiem i zapisane w dzienniku platformy oraz w dzienniku firmy.